Non ci sono regole rigide quando scrivi a più persone che fanno parte di un consiglio di amministrazione, il che significa che hai diverse opzioni per indirizzare la tua lettera. Generalmente, preparerai una lettera quando la lavagna è così grande che diventa complicato rivolgersi a ciascun direttore individualmente. Per le schede più piccole, è possibile scrivere una lettera separata per ogni persona e utilizzare la notazione "copia carbone" per fare riferimento agli altri destinatari.
Quando si scrive su una lavagna di grandi dimensioni
Quando il consiglio comprende cinque o più individui - questo numero è una guida, non una regola - è normale preparare una lettera indirizzata al consiglio di amministrazione come gruppo e spedita alla compagnia che governano. Ecco un esempio:
Il Consiglio di Amministrazione
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Il tuo saluto dovrebbe leggere "Caro Consiglio di amministrazione:" o "Cari membri del consiglio di amministrazione:" seguito da due punti, non da una virgola. Se sei il titolare dell'attività commerciale o un altro membro del consiglio di amministrazione, è accettabile utilizzare il saluto informale "Caro Consiglio" o "Caro tutti:"
Utilizzo di un blocco di distribuzione
Dal momento che molte schede si incontrano di rado, forse una volta al mese circa, è possibile spedire una copia della lettera di gruppo a ciascun membro del consiglio di amministrazione al proprio domicilio o all'indirizzo commerciale permanente. Questo assicura che la tua lettera sia letta e possa essere interpretata in anticipo rispetto alla prossima riunione del consiglio. Per ottenere ciò, scrivi un blocco di distribuzione alla fine della lettera che elenca il nome e l'indirizzo di ciascun membro del consiglio. Stampare diverse copie della lettera e spedirne una copia a ogni persona nella lista di distribuzione.
Quando si scrive su una lavagna piccola
Quando si affronta un consiglio di amministrazione più piccolo, ad esempio con tre o quattro direttori, è necessario elencare ciascun destinatario per nome. Il tuo blocco di indirizzi ora è simile a questo:
Sig.ra Robin Birch, Presidente
Mr. Jack Haslam, direttore
Dr. Olivia Blower, direttore
Consiglio di amministrazione di ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Il tuo saluto dovrebbe quindi elencare i nomi dei registi nello stesso ordine del blocco di indirizzi: "Gentile signora Birch, Mr. Haslam e Dr. Blower:" Va bene usare i nomi se conosci bene i destinatari e questo è il tuo solito modalità di comunicazione. L'etichetta richiede che tu invii una lettera separata a ciascuna persona, quindi stampa e firma una copia originale della lettera e della busta per ciascun destinatario.
Utilizzando la notazione CC
Laddove i membri del consiglio di amministrazione si trovino a indirizzi diversi, è opportuno scrivere una lettera separata per ciascun destinatario. Qui, dovresti usare la notazione "copia di cortesia" o "copia carbone" per far sapere a ciascun destinatario chi ha ricevuto la lettera. A tale scopo, aggiungi le lettere "cc:" seguite dai nomi degli altri destinatari nella parte inferiore della lettera, immediatamente sotto la firma e il nome stampato. Ecco un esempio della formattazione:
Sig.ra Robin Birch, Presidente
Consiglio di amministrazione di ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, California 94105
Cara signora Birch:
Lettera
Cordiali saluti, Il tuo nome
CC: Mr. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Avresti indirizzato la tua seconda lettera a "Mr. Jack Haslam" in "Signora Robin Birch e Dr. Olivia Blower", e così via. È una buona idea rileggere tutte le copie per assicurarsi di aver incluso il destinatario corretto e i nomi delle copie di cortesia.
