Scrivere una lettera formale a un consiglio di amministrazione può essere un processo intimidatorio. Questa è la tua occasione per farti sentire i tuoi pensieri dai responsabili, quindi è importante seguire il processo formale. Ma non ha senso ottenere la formattazione corretta se il contenuto manca o la lettera ha errori grammaticali.
Prima di iniziare la lettera a una commissione
In corrispondenza con il consiglio di amministrazione, sai cosa vuoi dire. Qual è la tua motivazione? Cosa vuoi realizzare? Una lettera di reclamo ha bisogno di un tatto completamente diverso, per esempio, da una lettera in cerca di finanziamenti per un progetto.
Prenditi del tempo per prendere appunti. Annota cosa dire e perché è importante per te. Quest'ultimo potrebbe non essere inserito nella lettera, ma potrebbe aiutarti a mantenerti concentrato e risolto. C'è qualche documentazione a cui devi fare riferimento, prove o statistiche che vuoi condividere? Avere pronti e prendere nota del motivo per cui sono rilevanti.
Redazione della lettera
Per prima cosa, organizza i tuoi appunti. Qual è il punto più grande in relazione al motivo per cui stai scrivendo? Quali elementi supportano questo punto? Mettili in ordine. Questo è essenzialmente il tuo profilo, quindi ora sei a posto.
Molte persone hanno difficoltà a iniziare una lettera, pensando di aver bisogno di essere spiritosi fin dall'inizio, ma essere chiari è più importante. Dì tutto ciò che hai bisogno di dire, quindi migliora e stringilo durante la modifica. Per iniziare, rivolgiti ad esso "Caro presidente Smith e membri del consiglio" e poi apri con "Sto scrivendo a …", quindi cita la tua ragion d'essere per scrivere.
Segui la tua apertura con il punto di supporto principale e scrivi un paio di paragrafi concisi che includono tutti i problemi che hai notato in precedenza.
Ricorda, questo è business e queste persone hanno molto nel loro piatto. Non essere fiorito o stravagante o prolisso. Arriva al punto, sii educato e sottoscrivi rispettosamente.
L'importanza del montaggio
In realtà, scrivere un consiglio di amministrazione non è molto diverso dallo scrivere qualsiasi lettera commerciale formale, eccetto che è per un gruppo di persone e potrebbe avere qualcosa in più, a seconda del motivo per cui scrivi.
La maggior parte delle persone si preoccupa eccessivamente della scrittura, quando la parte più importante, in realtà, è il montaggio. Fai sempre una pausa dopo aver scritto qualcosa, quindi la tua mente si schiarisce e tu ritorni con occhi nuovi.
Prendi almeno tre passaggi di modifica. Cerca errori di grammatica, parole non necessarie e un tono eccessivamente casuale. Le persone spesso confondono l'essere concise con l'essere scortesi, ma scrivere in modo conciso è forte e al punto, entrambe le qualità che giocano bene nella corrispondenza commerciale.
Tuttavia, sii rispettoso e un po 'deferente, ma non sguazzare o appoggiare qualcosa troppo spesso.
Conosci il tuo scopo
Come accennato, è importante sapere perché stai scrivendo. È possibile che le tre lettere più comuni che dovrai scrivere siano per richiedere qualcosa, per dare le dimissioni o per accettare un'opportunità.
dimissioni: Quando ti dimetti da una società, un progetto o anche il consiglio stesso, dichiari di essere grato di aver avuto l'opportunità. Spiega, preferibilmente in una frase, perché ti stai dimettendo - per motivi personali, per esplorare una nuova opportunità, perché desideri un cambiamento - senza condividere i dettagli. Tenerlo breve e professionale. Se puoi, offri di essere disponibile se necessario in futuro.
accettare: Questo può essere un singolo paragrafo seguito da una dichiarazione di gratitudine. Di 'che sei orgoglioso di accettare l'opportunità, non vedi l'ora di contribuire e sei grato per la fiducia della commissione. Non soffermarti su progetti o intenzioni; ecco a cosa servono i contratti.
Richiesta: Subito, indica ciò che stai richiedendo. Spiega perchè. Se si dispone di prove a sostegno del motivo per cui la richiesta è valida, quindi documentarla brevemente. Evita le promesse di rendimento o risultato, in quanto dovrebbero essere indicate solo in un contratto o in un programma di progetto, in cui hai capacità di negoziazione. Ringraziali per la loro considerazione e offri di essere disponibile nel caso avessero domande o richieda chiarimenti.
