L'organizzazione dei file migliora il flusso di lavoro di un'azienda o di un ufficio personale. Esistono numerosi sistemi di archiviazione per soddisfare esigenze e preferenze diverse. Tutti i formati di archiviazione standard rientrano in una delle tre grandi categorie: soggetto, numerico e alfanumerico. Gli impiegati d'ufficio usano il metodo alfanumerico quando i file devono contenere sia parole che numeri.
Come organizzare i file
I file alfanumerici avranno un'etichetta contenente parole e numeri. Questa combinazione potrebbe includere un nome e un numero di telefono o un numero cliente. Aziende o individui con poche cartelle di file possono organizzare l'uso dei nomi. Un numero elevato di file richiede un ordinamento numerico poiché gli operatori tendono a trovare il file utilizzando un numero di codice.
Utilizzo del deposito alfanumerico
Assicurarsi che ogni numero di codice si applichi solo a un file. Organizza i file in ordine numerico. Usa elastici o divisori per raggruppare i file in pile di decine o centinaia a seconda del numero totale di file per rendere più facile trovare un numero specifico.
