L'archiviazione dei documenti è l'archiviazione della documentazione che non è più in uso attivo, ma le organizzazioni devono conservare questa documentazione come un tipo di record storico. In genere, le organizzazioni e le imprese archiviano i documenti, ma gli individui possono anche archiviare la documentazione per vari motivi. Una serie di considerazioni e metodi si associano all'archiviazione dei documenti. In alcuni casi, un'organizzazione avrà una serie di politiche ben definite per la gestione della documentazione, all'interno della quale l'organizzazione delinea una procedura di archiviazione. Le organizzazioni possono archiviare diversi tipi di media, inclusi quelli elettronici, con relativa facilità.
Scopo
Le organizzazioni archiviano i documenti per vari motivi, nella maggior parte dei casi relativi allo scopo o al ruolo generale dell'organizzazione. Spesso, le organizzazioni archiviano la documentazione perché è di importanza culturale o storica. In alternativa, un'azienda può avere un motivo legale o finanziario per mantenere un registro affidabile della documentazione passata, per cui l'archiviazione è il metodo di gestione più efficace.
considerazioni
Qualsiasi organizzazione che abbia necessità di archiviare documenti deve considerare attentamente le proprie procedure. La scelta di quale documentazione deve essere archiviata, sia in termini di operazioni passate che in corso, è naturalmente la principale considerazione. Per la documentazione in corso prodotta da un'organizzazione, l'organizzazione potrebbe arrivare a una sorta di pianificazione per l'archiviazione. Anche i metodi di archiviazione variano e il progresso della tecnologia informatica ha introdotto numerosi nuovi strumenti, offrendo in molti casi soluzioni efficienti e convenienti.
Utensili
A partire dal 2011, gli strumenti software per l'archiviazione dei documenti sono aumentati, offrendo alle organizzazioni maggiori opportunità di archiviazione a un costo inferiore. Le organizzazioni possono utilizzare l'archiviazione del software come strumento, non solo per i documenti archiviati in formato elettronico, ma anche per la documentazione cartacea e altri supporti. Le organizzazioni possono scansionare o convertire articoli non digitali per l'archiviazione in formato elettronico, riducendo la quantità di spazio fisico necessaria per un'efficace archiviazione dei registri.
rischi
I rischi sono intrinseci a qualsiasi sistema di archiviazione di documenti e le organizzazioni devono considerarli quando creano criteri di archiviazione organizzativa. Il vantaggio di archiviare la documentazione in formato elettronico è valido solo se gli archivi sono sicuri. Le organizzazioni devono quindi utilizzare adeguate misure di salvaguardia per proteggere la stabilità e la sicurezza di un archivio, che gli strumenti e i servizi di archiviazione indirizzano in modi diversi.
Benefici
I vantaggi di avere un efficace sistema di archiviazione dei documenti sono aumentati con l'avvento di soluzioni tecnologiche. Le registrazioni elettroniche occupano meno spazio fisico e, in alcuni casi, potrebbero non risiedere nemmeno all'interno delle sedi principali di un'azienda o organizzazione. Ad esempio, alcune organizzazioni possono utilizzare un servizio di gestione dei documenti esterno. Un altro vantaggio dell'utilizzo di record elettronici è che le organizzazioni possono facilmente e rapidamente rendere disponibili i contenuti archiviati quando richiesto, spesso in un formato elettronico ricercabile.
