La nota di una relazione della pagina di trasmissione funziona come una lettera di presentazione riassuntiva. Pensalo come il tuo personale passo per il lettore. Scrivi ciò che diresti al destinatario se gli hai consegnato il rapporto di persona, ma prima raccogli i tuoi pensieri.
Prima di scrivere, è importante individuare ciò che desideri dire. Identifica il tuo pubblico e valuta i loro bisogni e desideri specifici. Considera questi punti quando redigi un memo di trasmittal e il resto del tuo rapporto o proposta.
Indirizzare il promemoria della trasmissione usando la semplice formattazione di memo. Se la tua organizzazione ha un modello di memo usalo. Se non si utilizza questa configurazione come punto di partenza:
MEMORANDUM
A: Nome e titolo del destinatario Da: Nome e titolo Data: Data di consegna del report Oggetto: nome del report
Scrivi una dichiarazione di apertura. "Ecco il rapporto che hai richiesto riguardo …" per esempio. Non ha bisogno di essere lungo. Un paio di semplici frasi faranno il lavoro. Utilizzare il formato del blocco aziendale per questo paragrafo e il resto del memo. Inserisci un ritorno a capo, o uno spazio vuoto, tra ogni paragrafo, ma non fare tab o rientro prima di iniziare una nuova sezione.
Scrivi un paragrafo introduttivo. Descrivi l'ambito del rapporto, esattamente ciò che coprirà e come hai raccolto le tue informazioni.
Scrivi il corpo del memo. Spiega quanto utile sarà la relazione per il lettore. Presenta le tue conclusioni principali e metti in luce risultati interessanti o capitoli di particolare interesse per il tuo pubblico. Tutte le informazioni che renderanno il rapporto più utile o accessibile al tuo lettore possono essere incluse in questa sezione. Potresti anche voler dare suggerimenti per ulteriori ricerche.
Componi un paragrafo di chiusura. Scrivi una breve nota di ringraziamento al tuo lettore e riconosci i principali aiuti che hai ricevuto dai colleghi di lavoro. Inoltre, offri di chiarire qualsiasi punto o, se necessario, di lavorare ulteriormente.
Controlla il documento per errori di ortografia e grammatica.
Avere un collega di cui ti fidi rilegga il tuo lavoro. I suoi occhi freschi si concentreranno su parole e errori di battitura confusi.
Apporta le modifiche necessarie e incorpora i suggerimenti del tuo correttore di bozze.
Inserisci il promemoria completato della trasmissione nel resto del rapporto. Posizionalo subito prima del sommario e dopo la pagina del titolo del rapporto.
Suggerimenti
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Scrivi il memo di transmittal e altre parti di prefazione del tuo rapporto per ultime, poiché fanno riferimento al resto del documento.
avvertimento
I memo di trasmissione sono utilizzati solo per i documenti interni. Se il tuo rapporto è destinato a un pubblico esterno, come un potenziale cliente, scrivi invece una lettera di trasmissione. Le informazioni saranno le stesse ma utilizzare la lettera commerciale che si sta formando per indirizzare il documento.
