I memo vengono spesso inviati a molte persone alla volta e non sono pensati per essere personalizzati come una lettera commerciale. Una nota aziendale è scritta per dare istruzioni o per informare il pubblico. Quel pubblico può essere membro della tua organizzazione o di una terza parte, come un cliente. Quando scrivi un promemoria per il cliente, è ancora più importante rimanere professionale in tutto il memo e fornire molte informazioni. Ulteriori materiali, come le informazioni sulla tua azienda, possono essere inclusi nella nota del cliente.
Crea l'intestazione per la nota del tuo cliente. Le categorie di titolo sono To, From, Date e Subject. La sezione A deve includere tutti i client a cui si sta inviando il memo. Il tuo nome va nella sezione Da. La data di invio del promemoria deve essere scritta dopo "Data" e l'oggetto del promemoria deve spiegare chiaramente lo scopo, ad esempio "Informazioni aggiuntive necessarie per il progetto del sito web".
Scrivi il primo paragrafo in mente al tuo cliente. Il primo paragrafo dovrebbe essere alcune frasi che spiegano brevemente il tuo scopo per il memo. Usando l'esempio del progetto del sito web, spiegheresti il progetto su cui stai lavorando per il cliente, perché hai bisogno di ulteriori informazioni e quali sono queste informazioni. Questo è un riassunto, quindi non è necessario includere dettagli.
Scrivi il corpo del memo, che di solito è lungo alcuni paragrafi. Questo è dove includerai i dettagli per il riferimento del cliente. Ad esempio, potresti parlare di quali aspetti del progetto del sito web stai riscontrando e di quali informazioni specifiche hai bisogno dal cliente.
Includere i passaggi necessari per il cliente, se applicabile, nel paragrafo di chiusura. I memo informativi, come l'aggiornamento del cliente su una nuova politica aziendale, non avranno bisogno di questa sezione. Nell'esempio del progetto del sito Web, tuttavia, è necessario spiegare al cliente come preferisci ricevere le informazioni aggiuntive. Se non è richiesta alcuna azione da parte del cliente, è possibile fornire le informazioni di contatto in caso di domande. Non dimenticare di ringraziarlo per il suo tempo.
