Una strategia di comunicazione è una panoramica approfondita di una proposta di campagna di marketing o di una strategia di pubbliche relazioni sulla consegna di un determinato messaggio. I dipartimenti e i dipendenti coinvolti nella strategia possono essere introdotti attraverso un memo. La nota fornisce una panoramica di ciò che la strategia di comunicazione comporterà.
Identificare i destinatari
Un memo è usato per una comunicazione di massa. In genere viene inviato da un manager o supervisore a un gruppo di dipendenti. Per un promemoria sulla strategia di comunicazione, i destinatari includono membri dei reparti marketing, comunicazione o pubbliche relazioni. A seconda del contenuto della nota, inviarlo all'intero dipartimento o solo alla direzione di livello superiore del dipartimento. Se il promemoria implica la possibilità che la stampa / i media contattino l'ufficio e la strategia per gestirlo, includere il personale del front office, ad esempio un addetto alla reception.
Stabilire lo scopo
La riga dell'oggetto del memo e il paragrafo di apertura trasmettono lo scopo generale del memo. Etichettare l'e-mail "Strategia di comunicazione" o "Strategia di comunicazione in merito a …" nella riga dell'oggetto. Nel paragrafo di apertura, fornire una panoramica della strategia o dettagli sul motivo per cui è necessario. Potresti optare per quest'ultimo se la strategia di comunicazione è in risposta a un incidente di cui la stampa contatterà l'ufficio.
Delinea la strategia
Seguendo la panoramica, delinei la strategia stessa. Questo potrebbe includere il tipo di risposte alle richieste dei media accettabili. Potrebbe anche descrivere una nuova campagna di marketing, come la pubblicità stampata, i social media o le campagne televisive. Dettagli gli sbocchi pubblicitari, gli obiettivi per ciascuno e il pubblico di destinazione. Descrivi quali strumenti e risorse dovrebbero essere utilizzati per raggiungere la strategia, ad esempio software di progettazione, un database specifico di foto pubblicitarie o testimonianze dei clienti.
Invito all'azione e riepilogo
Le sezioni finali del memo descrivono gli obiettivi generali della campagna e ciò che la strategia di comunicazione dovrebbe realizzare. Chiamano le persone, i team e i reparti specifici responsabili dei vari aspetti della strategia. Ad esempio, il memo può trasmettere che il team di progettazione grafica deve creare un annuncio di stampa, mentre il reparto comunicazioni compone il contenuto dell'annuncio. Alla fine del promemoria, tutti i destinatari dovrebbero essere chiari su quali responsabilità devono agire.
