Incontro importante? Prossima guida del sangue? Ci possono essere molte ragioni per inviare un promemoria aziendale convincente. Ogni memo distribuito deve essere ben scritto perché rappresenta te e il tuo dipartimento. E, naturalmente, vuoi convincere le persone a partecipare, iscriversi, dare o qualsiasi cosa tu stia chiedendo loro di fare. Seguire alcune linee guida durante la stesura di promemoria persuasivi può aiutarti a ottenere i risultati desiderati.
Identifica il tuo pubblico
Capire il lettore o il pubblico di destinazione. È probabile che un appunto alla tua squadra sia diverso dal tono di una nota al consiglio di amministrazione. Pur essendo sempre di natura professionale, alcuni memo devono essere più formali nella parola. Altri fattori, come età, genere e livello di istruzione, possono anche avere un ruolo nella stesura di un promemoria persuasivo.
Indica il tuo tema
Può sembrare sciocco, perché stai pensando ovviamente che sai di cosa parlerà il tuo memo. Ma scrivere un tema chiaro per la tua lettera ti aiuta a concentrarti esattamente su ciò che vuoi che accada. Affermarlo in modo sintetico ti aiuta ad arrivare al punto senza eccessivi commenti aggiuntivi. Affermare il tema è solo per riferimento durante la scrittura. Non si annuncia il tema ai lettori. Ad esempio, il tuo tema potrebbe essere "sostenere la guida del sangue martedì prossimo".
Delinea il Memo
Ooh, è quella parola odiata dalla settima classe alla scuola superiore, "contorno". Rilassare. Questo è solo un informale delineare chi è il lettore, cosa vuoi che faccia e perché debba farlo. Nessuno vedrà questo tranne te; nessun grammatico si appenderà alla tua spalla o prenderà una penna rossa perché non hai sempre un punto B con il tuo punto A. Questo schema ti aiuta a ordinare i tuoi pensieri. Il tuo schema potrebbe essere solo punti elenco in ordine:
- Sostieni la guida del sangue martedì prossimo.
- Le unità del sangue salvano vite.
- Sono necessari tutti i tipi di sangue
- Fissare un appuntamento
Aggiungi note alla struttura in cui i dettagli hanno senso:
- Sostieni la guida del sangue martedì prossimo, 25 settembre, 8:00 - mezzogiorno
- Le unità del sangue salvano vite.
- Sono necessari tutti i tipi di sangue
- Prendi un appuntamento in modo da non dover aspettare. Chiama ____
Tienilo corto e concentrato
Iniziare a scrivere usando il tuo profilo e le note. Ricorda che i memo sono brevi e mirati. Descrivi sinteticamente, ma in dettaglio, cosa vuoi che faccia il lettore, perché, come quando. Elencare i vantaggi di agire. Far sì che le persone siano d'accordo con ciò che stai proponendo e fai come richiesto è l'obiettivo finale di un promemoria persuasivo. Ma per convincere le persone che ciò che stai suggerendo è una buona idea, devi dare ai lettori i motivi per cui dovrebbero essere conformi. Spiega alle persone cosa si guadagnerà e dai i principali vantaggi di fare ciò che chiedi.
Modifica e Riscrivi
Controlla errori di grammatica e di ortografia. Mentre l'idea alla base del memo è importante, contano anche le piccole cose. Un promemoria sarà più persuasivo se è ben scritto e privo di errori grammaticali e di battitura. Gli uomini d'affari hanno grandi aspettative. Se il promemoria è persuasivo ma presenta errori evidenti, questi errori ridurranno l'impatto e l'efficacia del memo. Dopo la prima bozza, mettila da parte e ritorna in pochi minuti o poche ore, a seconda di quanto tempo hai prima di doverlo inviare. Rileggi il memo e apporta le modifiche che ritieni possano migliorarlo.
Ad esempio, se pensi che potrebbe usare più persuasione, fai una piccola ricerca per fatti convincenti:
- Sostenga la guida del sangue martedì prossimo, 25 settembre, dalle 8:00 a mezzogiorno.
- Le unità del sangue salvano vite. Solo l'anno scorso sono state utilizzate ____ pinte di sangue presso il nostro ospedale locale a causa di emergenze e trasfusioni. Tutto grazie a donatori di sangue.
- Sono necessari tutti i tipi di sangue
- Chiama ____ per fissare un appuntamento in modo da non dover aspettare.
Chiedi prima il feedback
Prima di inviare il memo, ottenere feedback dagli altri. Chiedi ad alcune persone le cui opinioni apprezzate per leggerlo prima di inviarlo. Chiedere se sarebbero stati persuasi ad agire e, in caso contrario, perché. Ascolta i suggerimenti e cerca di incorporare idee utili nel memo. Un promemoria persuasivo di solito richiede alcune bozze prima che sia abbastanza buono da essere distribuito.
