I programmi di sicurezza che includono politiche e procedure documentate salvano i dipendenti dagli incidenti e risparmiano i soldi dell'azienda. Secondo il consulente per la sicurezza di piombo Mark Steinhofer del Safety Management Group, le percentuali di infortuni e malattie dei dipendenti diminuiscono del 20% e le aziende vedono un ritorno sull'investimento da $ 4 a $ 6 per i soldi spesi in programmi di sicurezza. Scrivere note di sicurezza e documenti che seguono le linee guida sull'Ambiente di sicurezza e salute e sono rivolti ai dipendenti con adeguata formazione e credenziali.
I datori di lavoro sono vincolati a rispettare
OSHA richiede ai datori di lavoro di fornire linee guida sulla sicurezza a tutti i dipendenti che svolgono lavori che potrebbero essere pericolosi. I proprietari di piccole imprese, i responsabili della sicurezza, i professionisti delle risorse umane, i direttori della formazione o altri dipendenti designati con la supervisione e la sicurezza dei dipendenti sono responsabili della stesura di note sulla sicurezza e della loro distribuzione ai membri del personale appropriati. Ad esempio, un caposquadra può essere responsabile della circolazione di promemoria sui requisiti per indossare gli elmetti in determinate aree.
I dipendenti ricevono messaggi di sicurezza appropriati
I memo di sicurezza devono essere progettati per rivolgersi ai dipendenti appropriati che capiranno e saranno influenzati dalle norme di sicurezza. L'ignoranza di come un lavoro dovrebbe essere eseguito non è una scusa per la mancanza di sicurezza, secondo l'OSHA. È responsabilità del datore di lavoro addestrare i lavoratori che non sono adeguatamente certificati o addestrati in lavori che comportano rischi. Le risorse umane possono comporre l'elenco dei titoli di lavoro dei dipendenti, ad esempio, che include il loro livello di accesso, come "solo gli operatori certificati di gru possono entrare nel cortile quando le macchine sono in uso". Questo messaggio potrebbe uscire in un memo e essere pubblicato in l'area di lavoro.
Contenuto del memo verificato rispetto ai protocolli aziendali
I datori di lavoro e i manager che creano note di sicurezza devono confrontare il contenuto dei documenti con le liste di controllo aziendali che determinano i requisiti fondamentali nella documentazione sulla sicurezza. Se, per esempio, viene emessa una nuova sentenza OSHA, la nota dovrebbe citare esplicitamente i requisiti, e i manager dovrebbero controllare la formulazione per garantirne l'accuratezza. Le nuove direttive provenienti dal consiglio di amministrazione o una commissione di sicurezza dovrebbero seguire una lista di controllo fornita dal creatore delle regole. I promemoria dovrebbero includere le istruzioni per i dipendenti di fornire feedback per assicurarsi di comprendere le direttive. Un memo può includere i nomi di coloro che hanno bisogno di leggerlo, con il requisito che ogni impiegato designato iniziale dopo il suo nome.
Mancato rispetto delle sanzioni
I datori di lavoro possono far fronte a multe salate da OSHA se non riescono a fornire ai dipendenti norme di sicurezza chiare e regolamenti. I datori di lavoro che si ritiene non rispettino la sicurezza dei dipendenti non rispettando le direttive OSHA possono essere multati fino a $ 70.000 per violazione. La mancata pubblicazione di note sulla sicurezza e regolamenti OSHA può anche portare a multe. Una volta che un datore di lavoro è stato citato per violazioni delle norme di sicurezza, il datore di lavoro deve anche pubblicare una copia di tale violazione in bella vista per tre giorni o fino a quando il problema è stato risolto. Inoltre, tutti i promemoria e i materiali di formazione devono essere messi a disposizione dei dipendenti nella lingua che possono comprendere. I datori di lavoro possono avere delle violazioni tradotte, per esempio, e pubblicare copie affiancate della violazione in inglese, spagnolo, arabo e qualsiasi altro altre lingue parlate dai dipendenti per evitare ulteriori multe. Spetta alle risorse umane o al responsabile delle assunzioni tradurre e fornire tutti i memo e i manuali di formazione nelle lingue parlate dai dipendenti.
