Uno dei modi più affidabili per determinare quanto sta andando bene un business è usando un rapporto sulle visite. Le tue operazioni esterne stanno facendo bene come dovrebbero? La tua scuola materna o l'istituto di cura sono in grado di codificare e sono pronti per la licenza? Scrivendo un report di visita completo, è possibile determinare se una vasta gamma di obiettivi aziendali sono soddisfatti. I rapporti sulle visite, a volte chiamati report di viaggio, sono un ottimo modo per scoprire se i tuoi standard di business vengono eseguiti sul sito nel modo in cui hai pianificato.
Formatta il rapporto
I rapporti sulle visite sono documenti aziendali. A seconda dell'organizzazione o del settore, il report può seguire un formato memorandum o un modello di business. In generale, scegliere un formato di promemoria se il rapporto di visita è destinato a un gruppo di membri interni della dirigenza. Scegli un modello di rapporto aziendale più formale se il rapporto sulle visite verrà fornito a fonti esterne. Utilizza la formattazione aziendale standard che include tipi di carattere professionali come Times New Roman o Arial. Mantenere i margini da 1 pollice.
Dichiarare gli obiettivi
Spiega il motivo della visita. Gli obiettivi includono la frequenza della visita, insieme alle metriche primarie o alle aree di revisione. Ad esempio, la visita potrebbe essere la prima di una serie di quattro condotte nel corso di un anno per esaminare l'implementazione di nuove politiche o metriche di produzione. Indica chiaramente ciò che stavi cercando nella visita, comprese le visite precedenti, i consigli o i piani d'azione.
Esempio:
Questo rapporto è per determinare se Plainview School ha soddisfatto tutti i requisiti di licenza per l'asilo nido dopo-scuola.
Discutere Feedback e informazioni chiave
Annota l'identità delle persone chiave intervistate durante la visita. Le visite potrebbero includere riunioni con personale di leadership chiave presso la sede, ad esempio manager o direttori delle operazioni. È anche una pratica comune incontrare personale di livello inferiore che ha maggiore familiarità con i processi operativi.
Esempio:
Tra gli intervistati c'erano Sarah Winters, preside della scuola, infermiera della scuola Emily Thorn, Rick Marden, insegnante elementare e Carol Hathaway, nutrizionista e dietista.
Discutere i feedback chiave forniti dalla leadership e dallo staff. Non è essenziale citare quelli intervistati ma cercare invece approfondimenti chiave e aree di interesse comune. Includere eventuali sondaggi standardizzati che sono stati utilizzati o una serie specifica di domande poste durante la visita.
Elenca le informazioni e le osservazioni chiave
Le osservazioni si basano su ciò che è visto personalmente e non trasmesso sulla base di interviste. Ad esempio, i visitatori potrebbero notare visivamente che l'operazione sembra avere troppi lavoratori che non vengono tenuti occupati. Qualsiasi cosa, dalla pulizia all'organizzazione generale, è soggetta a osservazioni. Includi queste informazioni nel rapporto sulle visite.
Esempio:
Durante una visita a metà giornata, l'offerta del pranzo comprendeva una scelta di verdure e frutta, ma non c'era alternativa offerta per coloro che avevano esigenze dietetiche particolari.
Riassumi conclusioni
Determina se l'organizzazione soddisfa gli obiettivi in base al feedback e alle osservazioni fornite. Utilizzare i dettagli e le informazioni quantificabili laddove possibile per supportare le conclusioni. Ad esempio, se l'obiettivo di una visita in una nuova fabbrica è determinare se il personale era del 60% nel primo trimestre, fornire i numeri effettivi delle risorse umane con fatturato, sforzi di reclutamento esistenti e dipartimenti in cui esistono carenze.
Fornire piani d'azione futuri
Indicare quando sono programmate visite future se esistenti e se queste sono predeterminate o il risultato della visita recente. Ad esempio, questa potrebbe essere stata la terza visita annuale su un programma trimestrale. Fornire raccomandazioni per miglioramenti. Se determinati piani d'azione sono definiti, indicali in dettaglio. Questo fornisce una metrica di successo per la prossima visita.
