C'è sempre molto da fare durante una visita in un sito industriale, soprattutto se la linea di fondo di un'azienda dipende dal rapporto che consegnerai ai dirigenti aziendali dopo la visita. La parte facile del tuo lavoro sarà far sì che i dipendenti degli impianti ti portino in giro per gli uffici e le aree di lavoro che devi valutare. La parte difficile è accertarsi che il tour tu abbia preso e le presentazioni fatte forniscano una rappresentazione accurata dei punti di interesse che ti vengono addebitati per investigare e valutare. Una volta completata la valutazione, redigere un rapporto sulle visite industriali per riassumere i risultati.
Conoscere la legge
È importante notare che un rapporto sulle visite industriali non è necessariamente un requisito legale, ma piuttosto consiste in informazioni raccolte da alcuni datori di lavoro volontariamente per valutare i programmi di sicurezza e di gestione del rischio dell'azienda. Non è un requisito della legge federale sulla sicurezza e la salute delle occupazioni del 1970, nota come OSHA. Tuttavia, ogni stato ha i propri requisiti in OSHA, quindi assicurati di conoscere le regole che si applicano alla tua organizzazione. Una relazione sulle visite industriali può essere utile per presentare le informazioni sulla sicurezza e la gestione dei rischi ai potenziali assicuratori e aiuta anche un'organizzazione a determinare i modi per migliorare le misure di sicurezza dei dipendenti.
Sii completo e prendi appunti
Per scrivere un rapporto sulle visite industriali di alta qualità è importante utilizzare diversi metodi di raccolta delle informazioni: trasportare un pad e una penna o un dispositivo digitale per prendere appunti sugli argomenti che si è incaricati di raccogliere. Tieni traccia delle osservazioni e raccogli le dispense ricevute dal tuo host. Rifletti sulla tua visita e annota gli appunti alla fine della giornata lavorativa. Ciò sarà particolarmente importante per le visite ai siti industriali che durano diversi giorni.
Fare domande
Non esitate a fare domande e cercare risposte dettagliate, persistendo quando necessario per ulteriori informazioni. Richiedere documenti giustificativi e tenere traccia delle specifiche. Annota la data o le date della visita, la sede e il sito, il numero di dipendenti e la metratura dell'edificio. È anche utile allegare una mappa delle aree visitate. Nota i vari dipartimenti, il numero di dipendenti in ogni dipartimento e i nomi di coloro con cui parli.
Sapere cosa includere
Inizia il rapporto sulla visita industriale stabilendo gli obiettivi della tua visita e segui ciascuno con le osservazioni raggiunte sul raggiungimento dell'obiettivo. Sono anche utili dettagli specifici relativi agli obiettivi. Includere quanti più dettagli possibili su ispezioni, pratiche di lavoro e di sicurezza e la varietà di altri elementi unici per il sito industriale che si sta visitando. Dovrebbero essere notati dispositivi di sicurezza sul posto e altre caratteristiche che garantiscono la sicurezza dei dipendenti (e dei clienti, se applicabile).
Riassumere la documentazione delle misure di sicurezza
Il rapporto dovrebbe includere informazioni relative alle politiche, ai dipartimenti e alle procedure responsabili per garantire la sicurezza. Riesaminare e includere i riepiloghi dei registri di sicurezza, che comprendono spesso i registri di manutenzione dei veicoli, la verifica dei test antidroga e i registri di sicurezza OSHA. È possibile includere anche le informazioni sulla compensazione dei lavoratori. È utile preparare un glossario o un indice che tenga traccia degli allegati ottenuti durante la visita che è necessario condividere. Crea anche un riassunto esecutivo di una pagina che sintetizzi le informazioni più importanti nel tuo rapporto. Posizionalo nella parte anteriore del materiale di presentazione in modo che coloro che richiedono una panoramica della tua visita possano ottenere rapidamente ciò di cui hanno bisogno da questa pagina.
Fai raccomandazioni
Il vostro rapporto dovrebbe anche comprendere conclusioni e raccomandazioni basate sulle vostre osservazioni durante la visita. Sii schietto, obiettivo e conciso nel farli. Usa discrezione quando includi informazioni sensibili che ti arrivano come risultato di essere sul sito. I tuoi consigli per misure di sicurezza avanzate sono forse una delle parti più importanti del rapporto. Se un'azienda non fornisce regolarmente corsi di formazione sulla sicurezza e aggiornamenti sulle migliori pratiche, nota come ciò possa essere incorporato nella cultura aziendale. Le raccomandazioni possono essere sia proattive che reattive, soprattutto quando si illustra come l'azienda ei suoi dipendenti devono reagire in caso di emergenza sul posto di lavoro. Dovrebbero esserci anche degli sforzi di preparazione alle catastrofi.
Sii il tuo editor personale
Una volta che hai compilato le tue note e scritto il rapporto, assicurati che soddisfi i requisiti stabiliti dalla politica aziendale in termini di lunghezza e contenuto richiesto. Se questo non è stato definito per te, mirare a un rapporto di cinque pagine con allegati di supporto. Assicurarsi che le pagine del report siano numerate. Aggiungere titoli, punti elenco e sottotitoli aiuta a organizzare il contenuto e a migliorare la leggibilità. Ricontrolla i fatti con le tue note sul sito. Naturalmente, esegui sempre il correttore ortografico e quindi fornisci al rapporto una seconda lettura per rilevare eventuali errori. E, soprattutto, inviare prontamente la relazione del sito industriale.
