Prima dell'età dei sistemi finanziari computerizzati, tutti i processi contabili venivano eseguiti a mano, usando carta e matita. Alcune piccole imprese utilizzano ancora questa vecchia metodologia, nota anche come sistema di contabilità manuale. I concetti alla base dei sistemi sia manuali sia computerizzati sono gli stessi, solo i meccanismi sono cambiati.
Benefici
Il metodo di contabilità manuale è molto più economico di un sistema computerizzato. Alcune persone non si sentono a proprio agio nel lavorare con i computer, e si comportano meglio con il sistema di carta e matita. Il sistema manuale funziona, anche se l'elettricità è spenta, a differenza della maggior parte delle configurazioni del computer. Un altro vantaggio del sistema manuale è che non vi è alcun danneggiamento o duplicazione dei dati, come talvolta accade con il software di contabilità. Poiché la contabilità manuale è semplice e non richiede competenze informatiche, le aziende possono assumere dipendenti con meno denaro, un vantaggio importante per le piccole imprese.
Pastiglie di carta
Prima di fogli di calcolo e software computerizzati, i ragionieri utilizzavano fogli di carta stampati con colonne. La prima colonna a sinistra è solitamente stretta e viene utilizzata per le date, mentre la seconda colonna, la più ampia nella pagina, viene utilizzata per le descrizioni. I pad di contabilità presentano quattro o più colonne: ogni colonna è separata da doppie righe che scorrono lungo la pagina. I pad sono spesso stampati in verde chiaro o bianco con uno spazio per ogni cifra, riducendo al minimo la confusione dovuta alla scrittura a mano. Le linee sui pad riflettono le transazioni commerciali, come le vendite o le transazioni di magazzino.
riviste
Le riviste vengono utilizzate per facilitare il processo di contabilità manuale. Questi sono pad specifici per un determinato processo. Ad esempio, potresti avere un diario per tutte le tue transazioni di ricevute in contanti. Quando si verifica una vendita, si scrive la transazione nel giornale come un singolo elemento pubblicitario. Alla fine di una settimana o di un mese, si sommano le transazioni e si effettua una registrazione a giornale nella contabilità generale: un credito alle vendite e un debito in contanti.
Errori
Quando si utilizza un sistema di contabilità manuale, è necessario disporre di una strategia per trovare e correggere gli errori in modo efficiente. In genere, si riscontra un errore durante la compilazione di un bilancio di verifica e non si bilancia: gli addebiti non corrispondono ai crediti. In questo caso, assicurarsi che i saldi dei diari e delle voci del diario siano accurati. È possibile eseguire un nastro calcolatrice e collegarlo a ciascuna pagina dei giornali e del libro mastro generale, assicurandosi che i totali siano corretti. Dovresti anche esaminare il bilancio di prova per ragionevolezza e confrontare i numeri con il tuo ultimo bilancio di prova, cercando le differenze che potrebbero essere errori.
