Molte aziende iniziano la loro attività utilizzando un sistema di contabilità manuale. Per la maggior parte degli imprenditori, questo percorso consente al business di iniziare a funzionare senza richiedere un grande investimento per un sistema di contabilità computerizzato. I costi per l'installazione di un sistema di contabilità informatizzata includono l'acquisto del sistema, la manodopera per l'installazione del sistema ei costi di formazione per l'apprendimento del sistema. Un sistema manuale prevede la scrittura di ogni transazione in un notebook di contabilità e il calcolo manuale di tutti i numeri. Molte volte, un'azienda riconosce la necessità di convertire il sistema manuale in un sistema di contabilità computerizzato.
Installa nuovo sistema
Il primo passo per convertire da un sistema di contabilità manuale a un sistema di contabilità informatizzata implica l'installazione del sistema di contabilità sul computer dell'azienda. Il proprietario dell'azienda rivede diversi pacchetti software per determinare quali soddisfano le sue esigenze aziendali e acquista quel software. Il proprietario scarica il software sul computer dove si verificherà il lavoro di contabilità.
Finalizzare i dati nel sistema manuale
Il secondo passaggio per la conversione richiede al proprietario dell'azienda di finalizzare i dati. Una volta che il sistema computerizzato viene caricato sul computer, il proprietario deve finalizzare tutti i dati contenuti nel sistema manuale. Il proprietario garantisce che tutte le transazioni vengano visualizzate nei registri contabili e che tutti i calcoli appaiano corretti. Può scegliere di assumere una società di revisione contabile per verificare i registri finanziari manuali.
Trasferisci i saldi al nuovo sistema
Con i numeri di conto finali registrati nel sistema manuale, il proprietario può trasferire i saldi finali al sistema computerizzato. Il proprietario imposta ciascun account nel sistema informatizzato inserendo il nome di un account, il tipo di account e il saldo iniziale. Dopo aver inserito ciascun saldo, il proprietario deve confrontare i saldi con i saldi di sistema manuali per verificare che tutti i dati siano inseriti nel sistema in modo accurato.
Esegui sistemi paralleli
Il quarto passaggio richiede al proprietario di utilizzare sia il sistema manuale che il sistema computerizzato per un periodo di tempo temporaneo. Ciò consente al proprietario di assicurarsi che il nuovo sistema funzioni come previsto.
Interrompi il sistema manuale
Alla fine del periodo di prova, il proprietario interrompe il sistema manuale. Il proprietario deve concentrarsi sull'utilizzo del sistema di contabilità informatizzata. Tutti i record del sistema manuale possono essere impacchettati e archiviati.
