Quando si gestisce un'impresa, è necessario decidere quale tipo di sistema contabile si desidera utilizzare. È possibile scegliere tra l'utilizzo di un sistema di contabilità manuale o computerizzato. Mentre i sistemi computerizzati sono convenienti, ci sono alcuni vantaggi che i sistemi di contabilità manuale possono offrire.
Evitare i dati corrotti
Uno dei vantaggi dell'utilizzo di un sistema di contabilità manuale è che sai che i tuoi documenti saranno sempre disponibili quando ne avrai bisogno. Questo non è sempre il caso quando si utilizza un sistema computerizzato. Quando si utilizza un sistema di contabilità computerizzato, molte volte i dati verranno danneggiati e non sarà più possibile accedere alle informazioni. A quel punto, potresti potenzialmente perdere anni di valore di dati di cui hai disperatamente bisogno per la tua attività.
Errori di duplicazione
Quando si utilizza un sistema di contabilità manuale, non è necessario preoccuparsi degli errori di duplicazione. Con un sistema computerizzato, esiste la possibilità di duplicare il file sbagliato e utilizzare una serie di numeri obsoleti. Con un sistema manuale, hai semplicemente un libro con i tuoi dati al suo interno. La duplicazione dei dati sarebbe un processo molto complicato, che non è probabile che si verifichi. Questo ti aiuta a evitare di usare i dati sbagliati.
Fare cambiamenti
Un altro vantaggio dei sistemi di contabilità manuale è che è più facile apportare modifiche. Quando è necessario modificare una voce sul libro mastro, basta prendere una gomma e cancellare la voce. Quindi puoi scrivere la nuova voce nello spazio vuoto. Quando è necessario modificare una voce nel proprio sistema di contabilità computerizzata, potrebbe essere necessario digitare una password e trovare il file appropriato prima di poterlo modificare. Questo richiede più tempo e può creare problemi.
Accessibilità
Un altro vantaggio dell'utilizzo di un sistema di contabilità manuale è che è facilmente accessibile a chiunque abbia bisogno delle informazioni. Ad esempio, gli imprenditori possono fare affidamento sul proprio personale addetto alla contabilità per gestire il software di contabilità e le informazioni in esso contenute. Se i proprietari hanno bisogno di accedere ad alcuni dati nel sistema, devono attendere qualcuno dal reparto contabilità per ottenerlo per loro. Con un sistema manuale, possono facilmente guardare nel libro e ottenere le informazioni da soli.
