Le lettere di conferma della ricevuta confermano la consegna degli articoli richiesti, come una spedizione di merci o una proposta di contratto. La lettera indica chiaramente cosa è stato ricevuto e quando. Nota anche se è necessario un seguito. Le lettere di solito sono lunghe solo pochi paragrafi e di solito vengono inviate entro un giorno lavorativo dal ricevimento degli articoli richiesti. La maggior parte delle lettere di conferma di ricevimento vengono inviate tramite posta ordinaria, ma anche le opzioni di fax, posta elettronica e posta certificata. La Colorado State University osserva che le lettere di riconoscimento sono una cortesia professionale che aiuta a favorire i rapporti commerciali.
Rivedi gli oggetti che desideri riconoscere ricevendo. Conferma che la consegna corrisponde alle tue aspettative.
Indirizzare la lettera alla persona che si aspetta il riconoscimento della ricevuta. Il nome e il titolo completi della persona insieme all'indirizzo devono apparire sulla lettera e sulla busta.
Scrivi la lettera. Nel primo paragrafo confermare la ricezione degli articoli ringraziando lo spedizioniere per consegnare gli articoli o le informazioni richiesti. Quindi elencare ogni articolo ricevuto insieme alla data.
Informa il destinatario nel secondo paragrafo che sei soddisfatto della consegna - se così è il caso - e che la consegna è stata all'altezza delle tue aspettative.
Termina la lettera con una chiusura in omaggio come "Grazie" o "Cordiali saluti" e il tuo nome stampato. Firma e invia la lettera.
