L'introduzione di un Integrated Library System (ILS) o l'automazione di una libreria, come spesso i bibliotecari chiamano la procedura, è il processo mediante il quale un sistema integrato di pianificazione delle risorse sostituisce una scheda o un altro tipo di catalogo non computerizzato, per tracciare e inventario della collezione di una biblioteca. Pianificare attentamente un progetto di automazione è uno dei passaggi più importanti per garantire che l'automazione delle librerie avvenga in modo efficace ed efficiente.
Valutare le esigenze di personale. L'implementazione e l'esecuzione di un progetto di automazione richiede un lavoro aggiuntivo e potrebbe richiedere personale aggiuntivo. Se il reparto servizi tecnici non dispone di un catalogatore sul personale, potrebbe essere necessario assumerne uno per la durata del progetto, se non permanentemente, per ricoprire il ruolo di amministratore ILS.
Pianifica il tuo budget. Prima ancora di iniziare a cercare sistemi di automazione, è una buona idea sapere quanto devi spendere per l'automazione in primo luogo. Decidi se dovrai assumere nuovo personale e determinare quale tipo di acquisti aggiuntivi devono essere effettuati per automatizzare correttamente la tua biblioteca. Personale aggiuntivo, computer, codici a barre, scanner di codici a barre e materiali di catalogazione vari sono alcune delle spese occasionalmente trascurate quando le biblioteche decidono di automatizzare le loro raccolte.
Una volta che sai quanto costerà il tuo progetto, inizia a cercare i sistemi di automazione. Presto imparerai che ci sono sistemi disponibili per adattarsi ad ogni fascia di prezzo e dimensione della collezione che si possa immaginare.Conoscere il tuo budget e avere un'idea di quali funzionalità puoi e non puoi fare a meno, ti aiuterà ad eliminare una vasta maggioranza di sistemi ea concentrarti su quelli che meglio soddisferanno le tue esigenze. Parlare con altre biblioteche della tua zona e scoprire quali sistemi hanno usato e cosa ha funzionato (e cosa non ha funzionato) per loro dovrebbe essere incluso nel tuo programma di ricerca.
Scegli un sistema di automazione che meglio si adatta alle tue esigenze. Dopo aver studiato i sistemi ILS e dopo aver deciso alcuni finalisti, contattare i fornitori. La maggior parte ti offrirà una versione di prova dell'ILS che ti interessa acquistare. Questo sarà molto utile se non puoi decidere quale sistema preferisci per prezzo e caratteristiche da solo. La tua decisione finale dovrebbe essere un ILS che sia conveniente, soddisfi le esigenze della tua collezione e del personale, ed è facilmente applicabile.
Allena il tuo personale. Dopo aver acquistato il sistema di automazione che si desidera implementare e aver deciso le esigenze di personale, addestrare i responsabili dell'automazione su come utilizzare il nuovo sistema. Molti venditori offrono seminari di formazione in classe e la maggior parte offre tutorial online. Approfitta di tutti gli strumenti di formazione offerti dal venditore. Se hai scelto un sistema di automazione utilizzato da un'altra libreria locale, controlla se sono disposti a consentire al tuo staff di oscurare il personale sul posto di lavoro, o vedere se hanno un membro dello staff disposto a lavorare come consulente quando introduci il nuovo ILS nella tua biblioteca.
Suggerimenti
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La maggior parte degli stati offre sovvenzioni per progetti di automazione attraverso la Library Services and Technology Act. Quando pianifichi il tuo budget, valuta la possibilità di richiedere una sovvenzione per contribuire a far fronte ai costi dell'automazione. Includi servizi di formazione e consulenza nel tuo budget. Assicurarsi di avere lo staff necessario per completare il progetto e accertarsi che siano adeguatamente formati sarà importante quanto scegliere l'ILS giusto.
