Molte aziende limitano l'accesso a determinati edifici o parti di edifici che i dipendenti devono inserire per svolgere il proprio lavoro. L'azienda può emettere una chiave per un dipendente, che le consente di accedere all'area riservata. Prima di emettere la chiave, l'azienda può richiedere al dipendente di firmare un accordo con la persona responsabile delle chiavi, che include le regole sul corretto utilizzo della chiave e le penali per uso improprio.
Responsabilità
Un accordo tra le parti può stabilire la responsabilità per i mobili e le attrezzature danneggiati nell'area riservata. Questo può includere atti intenzionali, come il dipendente che usa la chiave per aprire una porta in modo che una persona non autorizzata possa entrare nell'edificio e atti involontari, come lasciare incustodita una porta dopo che il dipendente lascia l'edificio.
Duplicazione
Un accordo tra le parti può proibire la duplicazione della chiave da parte del dipendente. Alcuni tasti includono le proprie restrizioni di accesso, come le chiavi elettroniche, ma una chiave metallica che non include altre funzionalità di sicurezza è relativamente semplice ed economica da duplicare. Secondo l'Università di Denver, un datore di lavoro può decidere di perseguire accuse penali contro un dipendente che duplica una chiave senza permesso.
Sostituzione
Se il dipendente perde la chiave, il contraente può specificare cosa deve fare il dipendente per ottenere una nuova chiave. L'accordo può affermare che il dipendente deve segnalare una chiave persa entro un certo periodo di tempo, ad esempio un giorno. Il datore di lavoro può addebitare una multa, ad esempio $ 20, prima di dare al dipendente una nuova chiave. Il datore di lavoro può ancora addebitare questa ammenda anche se la perdita non è colpa del dipendente perché qualcuno ha rubato la chiave. Se l'edificio è sottoposto a forti restrizioni di sicurezza, il datore di lavoro potrebbe anche dover cambiare le serrature dell'edificio, in modo che il dipendente possa anche pagare per la sostituzione della serratura, che potrebbe essere molto più costosa.
Ritorno
Il contratto con il responsabile delle chiavi include termini che richiedono al dipendente di restituire la chiave se il datore di lavoro lo richiede, perché il datore di lavoro possiede la chiave. Se la società decide di licenziare il dipendente o di affidarlo a un altro edificio, il dipendente deve restituire la chiave alla persona o al dipartimento specificata dal responsabile. Se il dipendente registra un deposito chiave quando l'azienda le fornisce la chiave, il dipendente riceve questo deposito quando restituisce la chiave. Se il responsabile delle chiavi non restituisce la chiave entro il periodo di tempo specificato dal contratto, l'accordo può dichiarare che il titolare della chiave deve pagare la tariffa di sostituzione della chiave e anche i costi di sostituzione della serratura.
