Anche in questo giorno di tecnologia di comunicazione istantanea, le lettere commerciali formali sono ancora comunemente scritte. Ci sono una serie di motivi per cui una persona o un'azienda può scegliere di scrivere una lettera piuttosto che inviare una e-mail o un fax. Quando si invia una lettera commerciale, le tre parti principali - inizio, metà e fine - devono essere scritte correttamente.
Inizio
L'inizio della lettera contiene informazioni non correlate direttamente al messaggio della lettera. La data appare in alto. Successivamente vengono digitati gli indirizzi del mittente e del destinatario; tuttavia, se l'indirizzo del mittente viene visualizzato nell'intestazione o nel piè di pagina della lettera, non è necessario che venga digitato. Questo è seguito dalla linea di riferimento - vista come "RE:" - che è la parte della sezione iniziale della lettera che si riferisce al messaggio della lettera. Riassume il messaggio in una o otto parole. Dopo di ciò, ci deve essere un saluto o un saluto a chi è indirizzata la lettera. È tipicamente nel formato di "Dear Sir:" o "A chi può interessare:" con due punti dopo il saluto; le lettere personali usano una virgola dopo il saluto, ma le lettere commerciali usano sempre i due punti.
mezzo
Il centro della lettera è più comunemente noto come il corpo della lettera. Contiene il messaggio di base. La prima frase dovrebbe introdurre l'argomento affrontato. Dettagli e punti di considerazione vengono dopo. Infine, c'è una conclusione. Il corpo della lettera dovrebbe essere chiaro e conciso. Articoli personali o problemi tra il mittente e il destinatario non devono essere inclusi come parte della lettera commerciale.
Fine
Ci sono alcuni elementi di base di una lettera che costituiscono la sua fine. Un saluto di chiusura, come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti", è appropriato. Sotto questo, si stampa il nome del mittente. Includere il titolo del mittente sulla stessa riga del nome o direttamente sotto di esso. Lasciare circa due pollici di spazio tra il saluto di chiusura e il nome del mittente; questo spazio è per la firma del mittente. Se il mittente ha qualcuno che digita e prepara la lettera, quella persona può essere riconosciuta sotto il nome e il titolo del mittente. Ci sono diversi modi per farlo. Il modo più comune consiste nel digitare le iniziali del mittente in lettere maiuscole, digitare una barra (/) e digitare le iniziali del preparatore (ad es. ABC / def). I recinti devono essere annotati alla fine della lettera. Digitare la parola "Enclosure (3)" con il 3 come il numero di allegati inclusi nel mailing.
Mailing the Letter
La lettera è ben piegata per adattarsi perfettamente a una busta di dimensioni aziendali. I contenitori non sono attaccati alla lettera. Le lettere commerciali hanno il nome del destinatario digitato sulla busta anziché a mano. Molte aziende hanno buste prestampate progettate con il logo e l'indirizzo dell'azienda. Questi sono i più professionali. Le aziende più piccole possono utilizzare etichette con indirizzo prestampato. Questi sono accettabili, così come gli indirizzi di ritorno digitati. La scrittura a mano non è considerata professionale e deve essere evitata.
