Che tu sia un team di una sola persona o una società a tutti gli effetti, avere procedure e linee guida per l'ufficio è un ottimo modo per stabilire alcune regole fondamentali per la tua azienda. Questo non solo ti aiuta con le attività quotidiane, ma può anche aiutare i tuoi nuovi assunti quando iniziano e i tuoi dipendenti stabiliti quando hanno bisogno di verificare questioni amministrative.
Stabilire linee guida e renderle accessibili
Creare un manuale per l'ufficio del 21 ° secolo è un ottimo punto di partenza. Il manuale d'ufficio dovrebbe includere processi e procedure per aspetti importanti della tua attività e dovrebbe menzionare eventuali punti importanti delle leggi federali, statali e locali sull'occupazione. Includere informazioni sulle politiche di congedo, politiche non discriminatorie e indennità per i lavoratori.
Questo è anche il punto in cui è possibile includere la missione aziendale, la visione e i valori fondamentali. Ciò aiuta tutti gli addetti ai lavori a rimanere in linea e a lavorare per lo stesso obiettivo. Può includere le linee guida per comportamento dei dipendenti, codice di abbigliamento, fumo, orari d'ufficio, retribuzione, promozioni e vantaggi. Rendi il tuo manuale accessibile a tutti i dipendenti offrendoli sia online che stampati. Dare una copia a tutti i dipendenti e chiedere loro di firmare una lettera di conferma dicendo che hanno letto le linee guida e le capiscono.
Prendendo nota della tecnologia nell'ufficio del 21 ° secolo
In un ufficio del 21 ° secolo, è importante integrare la tecnologia nelle tue linee guida. Indipendentemente dal settore in cui lavori, la tecnologia svolge un ruolo importante nelle procedure d'ufficio. Molte cose sono fatte su computer e smartphone. Decidi se la tua azienda consente l'uso della tecnologia per ufficio per motivi personali e quali sono le tue misure di sicurezza. I dipendenti sono autorizzati a utilizzare i loro telefoni mentre lavorano? Stabilendo tali regole, sarai in grado di chiarire eventuali disaccordi prima che accadano.
Creazione di linee guida per ogni ruolo o dipartimento
A seconda della propria attività, è possibile scegliere di stabilire le procedure per ciascun dipartimento o ciascun ruolo all'interno dell'azienda. Ad esempio, se si dispone di un reparto di produzione, le procedure saranno indubbiamente diverse dal reparto vendite e dal reparto marketing. Annotando le procedure quotidiane per ciascuna area della tua attività, aiuterai i nuovi dipendenti a lavorare più rapidamente e sarai in grado di guidare il personale esperto quando dimentica come eseguire una determinata attività. Avere un punto di riferimento ti aiuta anche a tenere traccia di tutto ciò che riguarda la tua attività. Alcuni uffici che hanno più livelli di personale possono scegliere di includere un organigramma in modo che tutti siano a conoscenza di quale sia il loro ruolo all'interno del quadro più ampio dell'azienda.
Mantenere aperte le linee di comunicazione
Le tue linee guida possono essere aggiornate ogni volta che un nuovo elemento importante deve essere incluso. Non hanno bisogno di essere scolpiti nella pietra. Assicurati di comunicare regolarmente con il tuo staff quando aggiungi qualcosa alle procedure dell'ufficio o al manuale dell'ufficio. Inoltre, tutte le pratiche del tuo ufficio dovrebbero essere facilmente accessibili. Assicurati che il tuo personale sappia dove rivolgersi per ricevere assistenza in caso di domande riguardanti il tempo di ferie, l'uso del telefono cellulare, la compensazione dei lavoratori o qualsiasi altra pratica di ufficio moderna.
