Le aziende utilizzano i manuali delle procedure di amministrazione degli uffici per formare i dipendenti, creare o acquistare software e migliorare l'efficienza in ufficio. Il software è una parte importante delle operazioni d'ufficio e richiede procedure per definire operazioni informatiche quali sicurezza, creazione e accesso al database, protocollo e-mail e protezione da virus. Il manuale delle procedure includerà spesso diagrammi di flusso che aiutano a creare o acquistare software che soddisfano le esigenze del tuo ufficio.
Gli amministratori di Office sono responsabili dell'elaborazione e della gestione di record e documenti; preparazione per riunioni, conferenze ed eventi speciali; organizzare i viaggi; e comunicare con clienti, gestione, fornitori e personale. Un manuale di procedura efficace descrive le pratiche d'ufficio in modo chiaro e con il maggior numero di dettagli possibile. Un nuovo dipendente dovrebbe essere in grado di fare riferimento al manuale per informazioni sulle procedure d'ufficio.
Articoli di cui avrai bisogno
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Raccoglitore a 3 anelli
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Software di elaborazione testi
Come scrivere le procedure dell'ufficio amministrativo
Identificare le procedure
Il manuale della procedura di amministrazione dell'ufficio sarà composto da diverse procedure. Inizia con il livello più alto, le procedure più generali e lavora fino al più dettagliato. Dovrebbe esserci un diagramma di flusso di alto livello che indica come ogni procedura rientra in quella categoria. I diagrammi di flusso rendono molto facile addestrare nuovi dipendenti in quanto rappresentazione grafica del loro flusso di lavoro. L'esempio sotto è una semplice illustrazione di alcune procedure d'ufficio.
1. Documenti d'ufficio
1.1 Acquisto di forniture 1.2 Archiviazione 1.3 Gestione della posta 1.4 Pianificazione
1.3 Gestione della posta
1.3.3 Ricevi posta -> 1.3.4 Ordina posta -> Richiede risposta immediata? -> Sì -> Segna come urgente -> Invia numero -> Non segna -> Invia
Quando si scrive il manuale, fornire dettagli scritti per ogni sottotitolo. Per esempio:
1.3.3 Ricezione della posta La posta viene ordinata nella stanza della posta e consegnata allo scomparto della posta di ogni dipartimento entro le 10.00. L'assistente dell'ufficio preleva la posta, la ordina (vedere 1.3.4) e determina se la posta richiede una risposta immediata (vedi 1.3.5).
Raccogli le informazioni sulla procedura
Questo è il passo più importante nel processo di scrittura e richiederà più tempo. Assicurati di aver compreso la procedura che stai descrivendo e lo scopo del progetto. Capire il pubblico per questa procedura e come si adatta alle procedure di livello superiore. Chi sono i fornitori della procedura? Chi sono i proprietari e gli esperti in materia? Chi sono i clienti? Quando hai una chiara comprensione di quanto sopra, segui questi passaggi:
- Scrivi una serie di domande per l'intervista. Cos'è che devi sapere per scrivere una procedura dettagliata?
- Conduci le interviste e documenta i risultati.
- Creare un diagramma di flusso che descriva l'input per il processo, i passaggi di lavoro e l'output.
- Esaminare i diagrammi di flusso che sono stati creati con i proprietari del processo per verificarne l'accuratezza.
Scrivi un Draft Manual
Scegli un formato per il manuale e assicurati che la gestione sia d'accordo con quel formato. Delinea l'intero manuale. Non si desidera riscrivere il manuale perché non c'è accordo sul formato o sul contenuto. Utilizzare un raccoglitore a 3 anelli in modo che le modifiche e gli aggiornamenti possano essere apportati facilmente. Includere quanto segue per ciascuna procedura documentata:
- Titolo
- introduzione
- Panoramica
- Data di revisione
- Proprietario della procedura: utilizzare i titoli appropriati e evitare l'uso di nomi personali
- Diagramma di flusso con descrizioni dettagliate
- definizioni
- Materiali o software utilizzati nella procedura
- Illustrazioni, tabelle, grafici e grafici appropriati
Rivedi e modifica
Fare revisionare il manuale dal team di gestione responsabile, dal proprietario della procedura e dal cliente della procedura. Se il cliente è esterno all'organizzazione, assicurarsi di avere l'approvazione della direzione prima di richiedere una revisione.
Potresti chiedere a qualcuno che non sia l'autore di esaminare ogni fase del processo per verificarne l'accuratezza e la completezza. Se ci sono vincoli legali, assicurarsi che la propria organizzazione legale interna riveda il manuale per la conformità.
Analizza e correggi eventuali carenze rilevate durante il processo di revisione e scrivi la versione finale. Ottenere le firme di approvazione finali al livello appropriato prima di pubblicare il documento.
Nominare un singolo proprietario del manuale che è responsabile della documentazione degli aggiornamenti.
