Ogni azienda ha regole diverse riguardo alle riunioni. Alcuni seguono un processo informale, mentre altri richiedono una struttura più formale. In qualità di manager o imprenditore, è importante sapere come condurre e terminare riunioni formali e informali. Ciò migliorerà la comunicazione e porterà ad un risultato più produttivo.
Cosa significa aggiustare un incontro?
Il termine "aggiornamento" deriva dalle parole latine Anno Domini (a) e Diurnus (quotidiano). Anche se molte persone usano il termine in modo intercambiabile per chiamare la fine di una riunione, "aggiornare" significa in realtà spostare una riunione o un oggetto dell'agenda in un altro giorno. Ad esempio, i membri del consiglio di amministrazione di una società possono aggiornare una riunione quando è semplicemente impossibile discutere i problemi in questione perché mancano informazioni chiave. Aggiornamento significa che l'incontro sarà ripreso più tardi quando tutti saranno pronti a discutere la questione in questione. Non è lo stesso che terminare o concludere una riunione, quando tutti i problemi sono stati risolti.
Quali sono le regole di processo per le riunioni?
Alcune organizzazioni, in particolare i tribunali, le università, le agenzie governative e le grandi organizzazioni seguono regole stabilite per lo svolgimento di riunioni formali. Ad esempio, con le Regole dell'ordine di Robert recentemente revisionate, chiunque può passare una mozione per aggiornare una riunione in determinate circostanze, ad esempio:
- In assenza di un quorum
- Come stabilito nei decreti dell'organizzazione
- Quando i membri del consiglio raggiungono la fine dell'ordine del giorno
- In caso di emergenza o pericolo immediato, come gli allarmi antincendio nell'edificio.
Mentre è improbabile che le piccole imprese seguano le regole di Robert, forniscono un quadro semplice per "ufficialmente" l'aggiornamento di una riunione.
Procedure per aggiornare una riunione
Una riunione può essere aggiornata all'inizio o in qualsiasi momento. Se sei il presidente, fai un piano per assicurarti che tutto vada liscio. Dopo aver discusso l'ordine del giorno, controlla se qualcuno desidera fare una mozione per aggiornare la riunione. Chiedere per uno dicendo "Sento un movimento per aggiornare?" La proposta di aggiornamento dovrebbe specificare chiaramente l'ora e la data della prossima riunione, nonché eventuali questioni urgenti che richiedono una sessione speciale prima della prossima assemblea generale. Secondo le regole di Robert, la mozione deve essere distaccata e non può essere modificata o discussa.
Un incontro può essere aggiornato senza una mozione se il quorum non è presente o in caso di emergenza. Nel caso in cui quel giorno sia un giorno festivo, l'incontro può essere aggiornato fino al giorno lavorativo successivo, alla stessa ora e luogo. Una riunione aggiornata seguirà lo stesso ordine del giorno della riunione originale. Nelle osservazioni conclusive, il presidente può discutere il giorno e l'ora del prossimo incontro. Può anche fornire informazioni di contatto, ringraziare i partecipanti e presentare solleciti dell'ultimo minuto. Nel caso in cui il rinvio sia per 90 giorni o più, a ciascun partecipante verrà dato un avviso di data e luogo.
Aggiornamento di un incontro meno formale
Non tutte le riunioni sono formali; pertanto, non tutte le riunioni richiedono una mozione di aggiornamento. Gli incontri di vendita sono un buon esempio.Sono certamente importanti e tutti i rappresentanti di vendita dovrebbero partecipare. Ma lo scopo degli incontri di vendita è che il direttore delle vendite trasmetta informazioni allo staff, magari offrendo suggerimenti e incoraggiamenti, o per ammonire coloro che non raggiungono gli obiettivi o che non sono riusciti a consegnare i documenti richiesti. Non ci saranno votazioni durante l'incontro, tuttavia, perché l'opinione del responsabile delle vendite è quella che conta. Dopo aver condotto un incontro in cui una persona è responsabile, sarebbe stupido chiedere una mozione per aggiornare. Il direttore delle vendite può chiedere se ci sono domande, e dopo aver risposto loro, basta dire, "Questo è tutto ciò che volevo coprire oggi. Prendi alcuni di questi nuovi opuscoli mentre esci e usali per spiegare gli incredibili benefici di questo fantastico prodotto!"
Gli incontri in cui i dirigenti si riuniscono per discutere problemi e soluzioni sono un altro esempio. I manager non hanno tempo per un incontro formale con mozioni e secondi, né ne hanno bisogno. Sanno di cosa tratta l'incontro, quindi nessun ordine del giorno è necessario. Nessuno sta prendendo minuti. Continueranno a discutere di questi problemi nella prossima riunione, quindi tecnicamente potrebbero aggiornare la riunione. Ma una fine formale all'incontro sarebbe imbarazzante e inappropriata. Le probabilità sono che la riunione sia programmata per un tempo limitato, ad esempio 30 o 60 minuti. Quando il tempo è scaduto, qualcuno dirà "Prendiamo questa discussione il prossimo mese" mentre altri stanno correndo fuori dalla porta per tornare al lavoro.
