Anche con i telefoni e Internet, a volte è ancora necessario inviare una lettera vecchio stile per motivi di lavoro. L'aggiornamento dei record del tuo account aziendale con una lettera è efficace, poiché è meno probabile che le lettere vengano dimenticate (come le telefonate) e meno probabilità di essere ignorate (come le e-mail). Offrono anche una pratica traccia cartacea. Se hai bisogno di aggiornare i tuoi record con una lettera, segui alcuni suggerimenti per assicurarti di coprire tutte le tue basi.
Articoli di cui avrai bisogno
-
Computer
-
Stampante
-
Carta
-
copista
-
Busta
-
Francobollo
Indirizzare la lettera al dipartimento competente per garantire che l'individuo corretto riceva le informazioni aggiornate. Ad esempio, se si sta cambiando il numero del proprio libretto degli assegni o della carta di debito, indirizzare la lettera al reparto contabilità fornitori. Se stai cambiando il tuo indirizzo, indirizza la tua lettera a "record clienti". Se non sei sicuro di quale dipartimento debba gestire la tua richiesta, chiama l'azienda e chiedi prima di inviare la tua lettera, oppure consulta le informazioni sul sito web della società.
Includere la data nella parte superiore della lettera, sia per i registri dell'azienda che per i record personali. Ad esempio, se chiedi che i tuoi servizi vengano cancellati o ridimensionati a una certa data e la società non elabora la tua richiesta in modo tempestivo, hai motivo di mancare il pagamento perché hai una copia della tua richiesta datata.
Includi il numero del tuo account. Questo aiuterà la persona che elabora la tua richiesta a localizzare il tuo account e ad adempiere più velocemente alla tua richiesta.
Includi le tue vecchie informazioni. Ad esempio, se stai spostando o modificando il tuo numero di telefono, inserisci nella lettera "questo era il mio vecchio indirizzo" o "questo era il mio vecchio numero di telefono". La compagnia potrebbe aver bisogno di queste informazioni per aprire il tuo account per aggiornare i tuoi record.
Includi le tue nuove informazioni. Stato nella lettera, "questo è il mio nuovo indirizzo" o "questo è il mio nuovo numero di telefono". Potresti voler mettere le tue informazioni aggiornate in grassetto o in caratteri più grandi in modo che la persona che elabora la tua richiesta possa trovare facilmente le informazioni.
Richiedi la corrispondenza di ritorno. Chiedi di ricevere una lettera in risposta per informarti che le tue informazioni sono state aggiornate. Quando ricevi la tua lettera di conferma, tienila in un posto sicuro per la tua documentazione.
Fai una copia della lettera prima di inviarla, nel caso in cui devi re-inviarla o farvi riferimento in un secondo momento.
