Nelle transazioni commerciali, potrebbero esserci momenti in cui si presenta un problema che non può essere risolto facilmente dalle chiamate telefoniche. I problemi potrebbero derivare dalla qualità delle merci ricevute, dalle consegne in ritardo, da un servizio scadente, da penalità per i ritardi di pagamento o dal mancato completamento di un'attività nei tempi richiesti. Devi mettere le tue preoccupazioni per iscritto.
Riesaminare l'ordine di acquisto e il contratto per i termini in questione su beni o servizi per i quali non si è soddisfatti. Se hai già effettuato chiamate telefoniche, invia una lettera che illustra i tuoi problemi e che cosa ha risposto il fornitore in risposta.
Scrivi una lettera al venditore sottolineando le tue preoccupazioni. Conserva copie di tutte le lettere che invii al venditore. Dopo ogni contatto, invia al fornitore un'e-mail di conferma che illustra i problemi risolti in modo soddisfacente e tutti i problemi in sospeso. Questa può essere una breve nota, ma rispettala e professionale.
Se non hai ricevuto soddisfazione completa, devi codificare i tuoi reclami in una lettera di insoddisfazione più formale a un venditore. Gli elementi importanti da includere nella lettera sono: termini dell'accordo, date di consegna o di prestazioni, problemi riscontrati e copie delle e-mail inviate riguardanti i problemi.
Mentre una causa è sempre possibile risolvere un problema con un venditore, questa dovrebbe essere l'ultima risorsa. Le cause legali sono costose e richiedono tempo. Se una causa è assolutamente necessaria, le lettere di reclamo del venditore saranno una grande risorsa per il tuo caso.
Suggerimenti
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Mantieni il tono professionale e non usare sarcasmo o minacce. L'obiettivo è risolvere i problemi non esacerbarli.
