Gli audit di qualità sono una parte importante nell'aiutare le piccole imprese a crescere e prosperare perché forniscono un modo per valutare l'efficienza dell'azienda e le strategie di gestione dei costi. Indipendentemente dal fatto che l'audit sia focalizzato su prodotti o processi, i risultati aiutano i manager a determinare l'efficacia delle strategie, identificare la causa sottostante dei problemi e, se necessario, intraprendere azioni correttive. Sapere come condurre un controllo di qualità interno è un passo importante per garantire il successo della tua attività.
Revisione preliminare
Le misure che prendi prima di condurre una verifica della qualità sul posto possono determinare l'efficacia dell'audit. Il processo inizia con la formulazione di un piano di audit dettagliato che funziona come una road map per condurre una revisione in loco. Specificare la tempistica, l'ambito dell'audit e l'ubicazione dell'audit. Raccogliere e revisionare la documentazione scritta, compresa la politica di gestione della qualità per il prodotto o il processo, le procedure operative standard ei manuali. Decidere e sviluppare un elenco preliminare di interviste personali da condurre durante la revisione in loco. Tenere presente che un elenco preliminare, che in genere include il responsabile di reparto o il supervisore e i dipendenti chiave, può espandersi durante la fase di verifica attiva.
Assembla documenti di revisione
Ogni membro del team di revisione dovrebbe avere una lista di controllo di controllo e moduli o un registratore per registrare le informazioni durante le interviste personali. Ogni membro dovrebbe anche avere documenti di riferimento come copie di procedure operative standard. Una lista di controllo è fondamentale per la registrazione di informazioni e osservazioni, nonché per assicurarsi di non dimenticare nulla. Mentre gli elementi specifici della lista di controllo variano a seconda del reparto, del prodotto o del processo sottoposto a verifica, la checklist di solito consiste in sezioni, elementi di valutazione all'interno di ciascuna sezione, un sistema di valutazione e uno spazio per i commenti. Le sezioni comuni comprendono l'organizzazione del reparto, l'ambiente di lavoro fisico, i componenti del sistema di qualità come SOP e il test delle prestazioni.
Condurre la verifica in loco
La revisione in loco si concentra sulla raccolta delle informazioni necessarie per determinare se il dipartimento in questione aderisce agli standard di controllo della qualità e in base a procedure di controllo della qualità stabilite. Questa fase consiste in fasi di azione, tra cui osservazione, test e conduzione di interviste personali. Molto spesso, il team di audit completa alcune attività, come test delle prestazioni o della qualità e interviste personali, dietro le quinte. Questo aiuta la squadra ad evitare di interrompere il più possibile le operazioni giornaliere. È importante capire che, proprio come con le interviste personali, sia un piano di audit che una checklist possono espandersi in ambito e profondità di valutazione, a seconda di ciò che si scopre durante la fase di audit attiva.
Fine e attività successive
Il lavoro "reale" inizia una volta completata la fase attiva dell'audit. La fase finale di un controllo di qualità inizia con una riunione per esaminare, indirizzare e determinare i passaggi necessari per correggere problemi di qualità e aree problematiche. Creare un rapporto di gestione che specifichi queste informazioni. Una volta che il proprietario e i dirigenti hanno terminato la revisione dei risultati dell'audit, dovrebbe essere organizzato un incontro strategico incentrato sull'analisi e sulla decisione su come - e talvolta se - incorporare soluzioni per i miglioramenti qualitativi presentati dal team di audit.
