Essere a contatto con il tuo business è una buona cosa, ma non sempre si applica a tutte le fasi delle operazioni. L'immissione dei dati è un aspetto fondamentale del business in cui il passaggio a processi automatici è quasi sempre migliore. Nelle aziende molto piccole in cui il proprietario è l'operatore principale, può comunque avere senso eseguire manualmente tutti i dati, anche se l'aggiornamento a un sistema automatico può rendere più semplici le operazioni. Per le aziende con più di uno o due dipendenti, può anche avere un senso finanziario per allontanarsi dall'inserimento manuale dei dati il prima possibile.
Svantaggio: errore umano
Per quanto ci provochiamo, gli esseri umani sono più inclini all'errore dei computer. Mentre un sistema informatico ha occasionalmente problemi tecnici, generalmente registra i dati e li organizza in modo più accurato rispetto agli esseri umani, con meno necessità di controllo degli errori. L'elaborazione manuale dei dati richiede molti più occhi per verificare e verificare i dati per verificarne la precisione.
Svantaggio: velocità
Ci vuole un sacco di tempo per inserire i dati manualmente. Macchine e computer sono generalmente più veloci degli umani, il che consente ai dipendenti di concentrarsi su altre cose. Invece di digitare numeri per tutto il giorno, i dipendenti potrebbero dedicare più tempo alla revisione dell'inventario, alla creazione di grafici o alla creazione di proiezioni per la crescita futura.
Svantaggio: costi di manodopera
Costa un sacco di soldi per pagare le persone per inserire manualmente i dati, e impedisce a imprenditori e altri dipendenti di investire più tempo nel loro punto di maggior contributo alla visione e alla missione dell'azienda. Il lavoro di molti può ora essere completato da una sola persona, il che significa che è necessario un numero minore di dipendenti per l'inserimento di dati o che è possibile utilizzare i dipendenti in aree che coinvolgono meglio i propri regali al fine di accelerare la crescita aziendale.
Vantaggio: costi di sistema
L'inserimento manuale dei dati non richiede costosi sistemi, macchine e programmi. I proprietari di piccole imprese non sempre dispongono di un grande fondo di start-up per far funzionare e decollare le operazioni. Un sistema di elaborazione manuale consente a un'azienda di entrare nel gioco senza dover investire un sacco di prezioso capitale in computer, macchine e metodi di elaborazione del computer.
Vantaggio: facilità per piccoli start-up
Alcuni imprenditori hanno una buona idea di come tenere traccia dei dati su carta utilizzando i fogli contabili, ma non sono così comodi con i sistemi informatici. Durante un periodo in cui è probabile che si impara un sacco di cose contemporaneamente per far funzionare la propria attività, potrebbe essere preferibile sospendere temporaneamente l'apprendimento di un sistema di inserimento dati. Se si conservano manualmente i record accurati, è possibile attendere di esplorare tale opzione fino a quando le altre operazioni giornaliere non saranno più di routine.
Vantaggio: maggiore controllo
Quando registri i record a mano, hai il controllo sulle categorie in cui è inserito ogni singolo numero. Se la tua azienda ha esigenze uniche che rendono difficili monitorare le vendite o le tendenze in modo automatico, potrebbe essere necessario tenere traccia di questi numeri a mano.Ad esempio, le agenzie di servizi sociali che registrano cambiamenti nelle dinamiche familiari o sollievo dal disagio emotivo potrebbero trovare metodi di elaborazione dei dati manuali più accurati rispetto ai metodi automatizzati.
Passaggio da immissione manuale a moderna
Mentre l'immissione manuale dei dati è a volte più semplice con un business molto piccolo e consente di ridurre i costi nel far girare la palla, man mano che un business cresce, così devono i suoi metodi. Quando sei pronto per passare dall'inserimento manuale dei dati a qualcosa di un po 'più sofisticato, potresti guardare programmi come Quicken, QuickBooks o il programma gratuito, ZipBook. Qualsiasi programma di fogli di calcolo può aiutarti a classificare altre misure, come i tassi di successo del programma, le tendenze dei dipendenti o i cambiamenti nelle dinamiche e nelle proiezioni in modi facili da capire. È consigliabile inserire alcuni mesi o anni di dati passati in modo che sia possibile visualizzare le tendenze nei nuovi numeri non appena vengono inseriti. In caso di dubbi, consultare un esperto contabile o addetto ai dati per un singolo intervento o come regolare supporto nel mantenimento di record di dati accurati per la tua azienda.
