L'immissione dei dati è forse uno degli aspetti più importanti del successo di un'azienda. Quando i dati vengono aggiunti correttamente, le informazioni diffuse possono aiutare i dirigenti a pianificare in anticipo, determinare gli obiettivi e contribuire a correggere le carenze. Quando le informazioni vengono inserite nel sistema informatico con errori, le conclusioni sono distorte e imprecise, nel bene e nel male. L'accuratezza e l'efficienza con cui gli operatori di inserimento dati immettono le informazioni, quindi, è della massima importanza.
Input iniziale
Gli operatori di data entry inizialmente immettono dati in sistemi che rappresentano obiettivi o informazioni aziendali. A volte, questi dati rimangono rilevanti, ma spesso decadono nel tempo. Per questo motivo, i professionisti dell'inserimento dati devono inserire nuove informazioni su base rotante. Se le informazioni iniziali non sono corrette, la società rischia di avere doppie voci che creano più lavoro del necessario. Quando ciò accade, gli amministratori potrebbero dover setacciare manualmente e eliminare informazioni obsolete e inaccurate. Se le informazioni iniziali sono accurate, l'operatore di inserimento dati deve solo inserire nuovi dati per creare l'aggiornamento.
Data Entry Validation
Alcune aziende utilizzano l'uso di programmi di convalida di immissione dati, che riducono le possibilità di immissione di dati errati nel sistema. Inizialmente, richiede più tempo rispetto a quei sistemi che non eseguono il doppio o il triplo controllo. A lungo termine, tuttavia, i programmi di convalida possono far risparmiare all'azienda tempo prezioso e denaro riducendo la necessità di tornare sui vecchi record e correggere gli errori del passato. In un programma di convalida, l'operatore di inserimento dati deve verificare le informazioni inserite più di una volta prima che venga accettato. Alcuni programmi consentono solo voci numeriche in determinati campi di un modulo e viceversa.
Programmi software
Non tutti i problemi di precisione di immissione dei dati sono generati dall'uomo. Programmi software di validazione dei dati economici e inefficienti potrebbero avere bug, mancanze di programmazione e altri problemi. Le organizzazioni più grandi richiedono programmi di archiviazione dei dati più precisi e accurati, mentre le aziende più piccole potrebbero non aver bisogno di requisiti così stringenti. Il fattore decisivo è il modo in cui un pacchetto di controllo dei dati economico o costoso incide sulla redditività di un'azienda. Se il programma manca alcuni caratteri o interpreta erroneamente un punto decimale può essere la differenza tra pochi centesimi e migliaia di dollari persi.
Aumento del valore
Quando i dati errati rimangono nel database di un'azienda, possono influire negativamente sul suo valore completo. Informazioni obsolete, come avvisi di noleggio scaduti scaduti o vecchie valutazioni che non sono state aggiornate, possono far sembrare meno redditizie le aziende di quanto non siano in realtà. Ciò può avere un impatto negativo sulla capacità di un imprenditore di ottenere finanziamenti in futuro, di ottenere più affari o di vendere in un secondo momento. Mantenere registrazioni accurate e aggiornarle quotidianamente è fondamentale per mantenere e aumentare il valore dell'azienda.
