Le aziende registrano tutte le transazioni contabili utilizzando i registri. Una contabilità generale contiene i saldi di ogni conto che l'azienda utilizza per la registrazione finanziaria e costituisce la sede centrale per la segnalazione delle transazioni finanziarie. I registri secondari contengono informazioni dettagliate dagli account selezionati. Il saldo di ciascun libro mastro della controllata deve corrispondere al saldo del conto corrispondente nella contabilità generale. Esistono numerosi vantaggi quando le aziende utilizzano i registri sussidiari.
Tipi di libri contabili secondari
Le società incorporano diversi tipi di libri contabili sussidiari nei loro sistemi contabili. I registri delle società controllate comuni includono un libro di contabilità clienti e un libro mastro contabilità fornitori. Un libro mastro contabilità clienti include conti individuali che si applicano a ogni singolo cliente. Ogni vendita di crediti viene registrata nell'account cliente specifico insieme a ciascun pagamento. Ogni account cliente include un saldo corrente. I saldi correnti per tutti i clienti si sommano al saldo totale dei crediti. Il registro contabilità fornitori include conti individuali per ciascun fornitore. Ogni fattura ricevuta e ogni pagamento effettuato viene registrato per ogni specifico account fornitore. Ogni account fornitore include un saldo corrente. I saldi correnti per tutti i fornitori si sommano al saldo totale dei conti fornitori.
Informazioni dettagliate
Un vantaggio dell'utilizzo di un registro contabile include le informazioni dettagliate gestite nel libro mastro della società controllata. Ogni fornitore elencato nel registro contabilità fornitori include informazioni dettagliate sulla transazione. Il libro mastro include ogni fattura, la data di ricezione, l'importo in dollari e ogni pagamento inviato al venditore.
Controllo
Un altro vantaggio dell'utilizzo di un libro mastro sussidiario riguarda il livello di controllo che un'azienda ha con le informazioni finanziarie contenute nel libro mastro della società controllata. Un registro contabilità clienti consente al gestore crediti e al personale clienti di controllare i saldi correnti di ciascun cliente. Quando un cliente contesta un addebito, il membro del personale clienti debitori può rivedere le transazioni all'interno dell'account e determinare se la controversia è valida.
Accesso limitato
Limitare l'accesso dei dipendenti agli account selezionati offre un altro vantaggio dell'utilizzo di registri sussidiari. Utilizzando i sistemi informatici, le aziende possono limitare l'accesso dei dipendenti agli account specifici di cui sono responsabili. Gli altri dipendenti non sono in grado di vedere i dettagli dei conti contenuti nel libro mastro della società controllata. Ciò consente all'azienda di mantenere la riservatezza per quanto riguarda gli account cliente o fornitore.
