Le procedure di controllo dei documenti sono fondamentali per l'elaborazione delle fatture debitori. Aiuteranno a garantire di registrare correttamente tutte le fatture debitori nei conti contabili e di elaborare i pagamenti per le fatture in modo tempestivo. Una procedura scritta per l'elaborazione dei conti da pagare aiuta ad alleviare gli errori di elaborazione e ad evitare addebiti tardivi per il mancato inoltro dei pagamenti in tempo.
Date-Stamp the Stamp
La persona responsabile dell'apertura della posta giornaliera deve contrassegnare la data di scadenza di ciascuna fattura pagabile dei conti con la data del giorno corrente. Il contrassegno della data consente di tenere traccia del tempo necessario per pagare una fattura presso la propria azienda. La persona che firma le fatture con la data dovrebbe rilevare eventuali differenze significative di orario tra la data di emissione della fattura e la data di ricezione. Le fatture spedite settimane dopo la generazione potrebbero dover essere spinte rapidamente attraverso il processo di contabilità fornitori per evitare addebiti tardivi.
Codice della fattura
Il dipendente responsabile della creazione o della gestione della spesa scrive il codice per il conto di contabilità generale appropriato sulla fattura e confronta la fattura con il budget rimanente per tale conto spese. Se l'account di contabilità generale supera l'importo preventivato una volta elaborata la fattura, il dipendente deve includere una spiegazione per il superamento della fattura.
Ottenere l'approvazione della fattura
I manager sono responsabili della revisione e dell'approvazione di tutte le fatture debitori contabili che rientrano nella loro area di controllo. Il gestore rivede la codifica sulla fattura per l'accuratezza e qualsiasi spiegazione del superamento del budget per completezza. Il manager quindi sigla e data la fattura in modo che il contabile sappia che il gestore ha approvato la fattura per il pagamento.
Prepara il controllo
Il contabile esamina la fattura per assicurarsi che le approvazioni e le spiegazioni appropriate per gli eccessi siano incluse nella fattura. Il contabile verifica inoltre la codifica della fattura e interroga qualsiasi codifica che sembra essere in errore. Una volta che il contabile è soddisfatto dell'approvazione e della codifica della fattura, prepara un assegno per il pagamento.
Gli assegni aziendali dovrebbero includere due blocchi di controllo: uno stub di controllo per l'emittente e uno stub di controllo per il destinatario. Lo stub di controllo dovrebbe includere la data della fattura, il numero di fattura e il numero di conto commerciale, se il fornitore ne ha assegnato uno. Lo stub di controllo dell'emittente può includere la codifica della contabilità generale, se lo si desidera. Fai una copia della fattura per i tuoi dati e pinza lo stub di controllo dell'emittente in cima alla fattura. Archiviare la copia della fattura per sostenere la spesa in caso di revisione contabile o di ricerca contabile.
