Le procedure di controllo dei documenti non devono essere complesse. In realtà, la complessità aumenta la probabilità che il documento non sia adeguatamente referenziato. Detto questo, la gestione delle informazioni è uno dei processi più importanti in qualsiasi organizzazione. La dipendenza dalla corrispondenza elettronica dei dati aumenta la necessità di aggiornare continuamente le procedure di controllo e archiviazione dei dati. Il mancato rispetto di adeguate procedure di controllo dei documenti può comportare enormi rischi finanziari. Per fortuna, i miglioramenti nella tecnologia di controllo dei documenti e nelle applicazioni software hanno creato un nuovo mondo di best practice.
Identificare processi critici
Assegna un team di manager interfunzionali per identificare i processi più critici relativi al flusso di dati e informazioni. Tieni traccia di come i dati (email, sondaggi cliente, modulo IRS, ecc.) Derivano dal tuo cliente ai tuoi file di database. Confronta ogni processo del flusso di dati e identifica attività comuni o ridondanti. Mappare tutti i processi di informazione, dalla posta elettronica alla conformità aziendale, utilizzando un diagramma di flusso di base.
Creare il manuale delle procedure
Le procedure, sia per il software che per la carta, devono definire la modalità di approvazione dei documenti prima e dopo l'aggiornamento. Devono inoltre descrivere in dettaglio come si aggiornano e si riapproviano i documenti. Indirizza come il sistema identificherà le modifiche, ad esempio per data di rilascio o modifiche dei caratteri. Assicurati di delineare il processo per decidere l'obsolescenza del documento. Comprendere come impedire l'utilizzo di documenti "obsoleti".
Garantire la funzionalità
Garantire che i documenti siano disponibili per le persone giuste quando ne hanno bisogno. Se stai convertendo in un sistema virtuale, assicurati di documentare attentamente come verrà conservato il documento originale, se non del tutto. Finalmente, avere una soluzione di backup. Se si passa a un sistema automatizzato, utilizzare una strategia di roll-out pilota. Dopo la conversione completa, attendere tre mesi prima di distruggere o archiviare documenti cartacei.
