Un sistema di inventario perpetuo è un insieme di processi contabili che aiuta un'azienda a riportare i dati dell'inventario finanziario. Molte aziende utilizzano questo sistema, in particolare quelli che utilizzano un sistema di contabilità dei costi di commessa o che vendono diversi tipi di inventario. Le aziende devono bilanciare i vantaggi e gli svantaggi di un sistema perpetuo prima di implementarlo.
Segnalazione accurata
Le aziende spesso sperimentano rapporti finanziari più accurati con un sistema di inventario perpetuo. I contabili aggiorna la contabilità generale dopo ogni transazione di magazzino. Ciò si traduce in un conto di contabilità generale che rispecchia da vicino l'inventario fisico reale a portata di mano. Proprietari e gestori possono quindi prendere decisioni sulla qualità in base all'accuratezza della segnalazione dei valori di inventario. Diversi tipi di inventario beneficiano anche di questo metodo, in quanto i ragionieri tracciano accuratamente ciascuno di essi attraverso la contabilità generale.
Gestione elettronica
I sistemi di inventario perpetuo usano spesso metodi elettronici per registrare le transazioni. Un esempio è il sistema di codici a barre utilizzato da un rivenditore di abbigliamento per la vendita di merci. Ogni scansione registra i dati che aggiornano il valore di inventario della società. I contabili usano queste informazioni per bilanciare la contabilità generale. Le aziende utilizzano anche i dati per ordinare le merci utilizzando un sistema just-in-time. L'ordinazione elettronica aiuta a prevenire le scorte e le vendite perse.
Costo
Molti sistemi di inventario perpetui sono costosi. Il costo per questi sistemi è duplice. La tecnologia necessaria per far funzionare il sistema può essere un'importante spesa in conto capitale. Anche l'aggiornamento del sistema per le nuove modifiche alla tecnologia è costoso. Addestrare i dipendenti a utilizzare correttamente il sistema è un'altra spesa. Dal punto di vista amministrativo, le aziende devono trovare ragionieri in grado di gestire il sistema e gestire frequenti modifiche alla contabilità generale.
Processi
I sistemi di inventario perpetuo richiedono spesso molto tempo. Gli aggiornamenti elettronici della contabilità generale di un'azienda possono comportare la necessità di riconciliazioni dell'account. I contabili spesso spendono ore abbondanti ogni settimana o mese per riconciliare l'inventario. Errori persistenti possono anche causare ulteriori complicazioni. I contabili devono correggere gli errori e bilanciare l'inventario prima di chiudere i libri della società. La segnalazione di dati di inventario non accurati può far scattare un audit, con conseguenti potenziali problemi per l'azienda.
