Le organizzazioni utilizzano i report di inizio per tenere conto dei progressi su particolari progetti o lavori dopo l'inizio dell'attività. I componenti di un rapporto iniziale variano a seconda del tipo di progetto o lavoro da valutare. Gli autori di un rapporto iniziale scelgono elementi di base generali pertinenti per includere nel documento. Questi possono includere un'introduzione, una sezione che aggiorna i progressi, una spiegazione della metodologia di valutazione, sezioni sulla conformità, dettagli finanziari e ulteriori esigenze. La relazione può concludersi con una valutazione sommaria e allegati pertinenti.
Presentazione del progetto
Come suggerisce il nome, il rapporto "inception" descrive i progressi compiuti durante l'avvio di un progetto. L'introduzione fornisce una descrizione del progetto e il suo scopo, e può includere lo scopo della valutazione iniziale e una copia delle domande poste.
Metodologia
Il rapporto dovrebbe spiegare la metodologia utilizzata. Dovrebbe fornire dettagli sugli indicatori utilizzati per misurare il successo e su come verranno utilizzati i dati raccolti dalla valutazione. Se vengono poste domande nella valutazione, includere le fonti dei dati, come i lavoratori del progetto, documenti e record specifici.
Aggiornamento del progresso
La sezione sull'aggiornamento dei progressi può seguire la spiegazione della metodologia. Obiettivi e attività che aderiscono al programma e quelli completati fino alla data del rapporto sono inclusi in questa sezione. Eventuali divergenze o modifiche dalla pianificazione del progetto sono anche considerate nella sezione di aggiornamento dello stato.
Dettagli di conformità
Se le attività del progetto devono essere conformi alle normative o alle linee guida organizzative, fornire dettagli sulla conformità in una sezione separata. Questo include tutti i requisiti federali, statali o locali applicabili che il progetto deve soddisfare.
Dettagli finanziari e ulteriori esigenze
Fornire dettagli sulla gestione finanziaria del progetto, compresa una valutazione del mantenimento del budget del progetto. La prossima sezione dovrebbe delineare ciò che i project manager devono continuare e completare il progetto, come materiali, attrezzature, forniture, manodopera e fondi aggiuntivi. Spiega come questi bisogni influenzano il lavoro futuro sul progetto.
Sommario
Una valutazione concisa del progetto fino ad oggi può servire come la sezione riassuntiva del rapporto iniziale. La sommatoria può includere raccomandazioni per il progresso continuo.
allegati
I termini di riferimento utilizzati nella relazione, generalmente indicati nel corpo del report come ToR, sono definiti in dettaglio in un allegato. Tutti i documenti pertinenti relativi al progetto sono inclusi come allegati al rapporto iniziale.
