Una volta completato il progetto, rimane solo da analizzare cosa è andato bene, cosa è andato storto e cosa può fare il team per rendere i progetti futuri più efficaci. Questo di solito è fatto in un rapporto post mortem. Un prerequisito inestimabile per un incontro finale post-progetto è un rapporto post-mortem che fornisce esempi specifici e molti dettagli senza essere troppo negativo o autocompiacibile.
Struttura e stile
Una struttura di report formale con intestazioni e sottotitoli ben definiti vi aiuterà a presentare sia le informazioni di fatto che quelle analitiche in modo chiaro e conciso. Il laboratorio di scrittura online della Purdue University suggerisce di scrivere l'intero report utilizzando un singolo font standard come Arial o Times New Roman. Utilizzare gli elenchi ogni volta che è possibile e utilizzare lo spazio bianco tra e all'interno delle sezioni per facilitare la lettura del report. Usa correttamente il tempo grammaticale: usa il passato per spiegare le procedure e il tempo presente per generalizzare e indicare cosa mostrano i risultati del progetto.
Introduzione e obiettivi
Utilizzare la sezione introduttiva per descrivere gli obiettivi di segnalazione postmortem. La maggior parte delle relazioni punta a raggiungere quattro obiettivi principali: esaminare e discutere se il progetto ha avuto successo, identificare i punti più alti e le conquiste, evidenziare questioni importanti e discutere di tattiche per la risoluzione dei problemi e delineare i principali takeaway. La formattazione di questi obiettivi come elenco puntato è anche un buon modo per definire la struttura del report.
Parametri e obiettivi
Presentare le informazioni sul progetto basate sui fatti e gli obiettivi del progetto nella prossima sezione. Organizzare le informazioni basate sui fatti - come il titolo, il nome del project manager, la data di inizio e le date di completamento obiettivo e effettivo - in un formato tabella. Riassumi il progetto in una breve descrizione. Includere informazioni quali il tipo, lo scopo, gli obiettivi e gli obiettivi del progetto, nonché il budget, le misure di valutazione del benchmark e eventuali vincoli o limitazioni affrontati dal progetto.
Analisi e valutazione delle prestazioni
Le informazioni sulle prestazioni sono la "carne" del rapporto. Utilizza le narrative e gli elenchi puntati per descrivere realizzazioni e problemi centrali. Nella sottosezione dei risultati del progetto, descrivi cosa è andato bene e cosa ha funzionato bene e discuti le pratiche - come un programma di riunioni settimanali o l'opzione per comunicare tramite instant messaging - che il team ha trovato particolarmente utile per completare il progetto in tempo. Nella sottosezione dei problemi chiave, descrivi cosa è andato storto, quali politiche e procedure hanno causato problemi e quali sfide ha affrontato il team. Parla di come questi problemi hanno interessato aspetti del progetto, come il budget e il programma, e descrivi cosa ha fatto il team per superarli o gestirli.
Valutazione e Takeaways
Completa il rapporto con una valutazione complessiva del progetto e analisi da asporto. Un sistema di valutazione da cinque a 10 punti che valuta gli aspetti critici del progetto - incluse le prestazioni, la conformità della gestione all'ambito e alla comunicazione - può creare un'utile visualizzazione visiva. Infine, descrivere le lezioni apprese, specificare le migliori pratiche sviluppate e implementate durante il progetto e fornire suggerimenti per miglioramenti continui.
