Le agende sono come un combustibile ad alto numero di ottano per le riunioni: possono migliorare notevolmente l'efficienza e la produttività di qualsiasi processo decisionale. Una buona agenda può ridurre il numero di riunioni necessarie per completare un progetto a metà e ridurre notevolmente la tendenza delle riunioni a ramificarsi in discussioni che non sono utili al raggiungimento degli obiettivi.
Il ruolo di un'agenda
L'obiettivo di un'agenda è facilitare il processo decisionale tra i membri del gruppo. Questo potrebbe essere per un aggiornamento tecnologico o una discussione sul budget. L'agenda aiuta a tenere i partecipanti alla riunione concentrati sulla decisione finale. Agende rendono anche più facile valutare il successo dell'incontro fornendo una lista di controllo per il follow-up e la responsabilità.
formati
La prima riga dell'ordine del giorno dovrebbe indicare l'obiettivo e lo scopo dell'incontro. Alcuni formati dell'agenda preferiscono indicare l'obiettivo insieme ai sotto-obiettivi dopo ciascun elemento dell'ordine del giorno. Entrambi i formati stabiliscono un quadro per la discussione. Le agende possono variare da semplici a complesse. Possono includere allegati e materiale di lettura o l'ordine del giorno della riunione precedente. Il tipo di formato utilizzato è generalmente stabilito dalla formalità e dalla durata della riunione. Una buona regola empirica è che il formato deve corrispondere all'abito dei partecipanti alla riunione; cioè, un incontro pieno di sandali e pantaloncini può cavarsela con un'agenda informale mentre una stanza piena di semi può richiedere un'agenda formale.
Informale vs. formale
La riunione breve o informale può essere riassunta in un'e-mail o in un promemoria della riunione. Potrebbe contenere una riga per l'obiettivo della riunione e quindi da tre a cinque punti di discussione brevi. Il lungo programma di solito è una pagina intera, che include un titolo, luogo di incontro, data e ora, obiettivi e argomenti o punti di discussione. Le riunioni lunghe dovrebbero includere anche i tempi per ciascun argomento di discussione e il nome del relatore. Entrambi i formati dell'agenda dovrebbero terminare con una sezione per "Prossimi passi" per il follow-up. Questi "prossimi passi" diventeranno la base per gli argomenti dell'agenda nel prossimo incontro.
