Le aziende utilizzano spesso un sistema di contabilità informatizzato per elaborare e gestire transazioni e registrazioni contabili. Il sistema assorbe e memorizza questi dati utilizzando moduli come debiti di contabilità, crediti clienti, saldo di prova e buste paga. Un sistema di contabilità informatizzata è specificamente progettato per una determinata società o è acquistato da una terza parte (ad esempio, Timberline o MAS 200). Un sistema di contabilità computerizzata è uno strumento prezioso per molte aziende.
Velocità
Il sistema elabora i dati rapidamente. Una volta che le informazioni sono inserite nel modulo correlato, ad esempio paghe o conti, il sistema lo elabora e lo memorizza all'istante.
Generazione automatica
La maggior parte dei sistemi di contabilità informatizzata ha caratteristiche come l'immissione degli ordini e la generazione delle fatture associate. Il datore di lavoro può creare account per i propri clienti, archiviare i loro nomi, indirizzi, ordini e fatture per il tempo necessario. Un sistema computerizzato consente inoltre al datore di lavoro di creare e stampare estratti conto. Inoltre, molti sistemi di contabilità hanno una funzione di busta paga, che consente l'elaborazione completa delle buste paga, compresa la generazione e la stampa di assegni e rapporti.
Tempestività
Il datore di lavoro è in grado di stampare e ristampare gli ordini dei clienti, le fatture e tutte le altre transazioni contabili come richiesto. Può anche trovare facilmente i dati sui salari dei dipendenti, come l'indirizzo corrente e l'importo del pagamento, senza dover cercare attraverso gli schedari per individuare i file del personale.
Sradica l'elaborazione manuale
Un sistema di contabilità computerizzato elimina l'elaborazione manuale. Quest'ultimo comporta l'elaborazione e la registrazione a mano dei redditi, delle spese, dei profitti, delle perdite e della riconciliazione dell'azienda, creando molto spazio per errori. Anche le transazioni sui salari e le transazioni fiscali delle imprese vengono registrate manualmente. Con un sistema di contabilità computerizzato, il datore di lavoro ha un processo di registrazione e bilanciamento più regolare.
Motivazione del personale
Un sistema di contabilità computerizzata spesso richiede allo staff di sottoporsi a una formazione per apprendere nuove competenze, facendole sentire motivate. Inoltre, il datore di lavoro può esternalizzare la formazione a un rappresentante della società di software, creando meno pressione sui membri dello staff per amministrare la formazione da soli.
Semplifica i controlli
Se il governo federale o statale decide di controllare la società, un sistema di contabilità computerizzato semplifica il processo. Normalmente, prima che l'audit abbia luogo, il revisore comunica per posta al datore di lavoro in merito ai documenti specifici richiesti per la verifica. A seconda della natura dell'audit, i documenti possono includere dichiarazioni fiscali, registri del libro paga e piano dei conti.
Un sistema di contabilità computerizzato può memorizzare molti anni di informazioni. Se l'audit lo richiede, il datore di lavoro può accedere a informazioni risalenti a molti anni fa. Se, durante la verifica, il revisore richiede spontaneamente un documento contabile, il datore di lavoro può recuperarlo rapidamente dal sistema invece di rovistare tra i contenitori di stoccaggio per individuare le copie cartacee.
Riduce l'appropriazione indebita
Un software di contabilità computerizzata rende difficile per i dipendenti sottrarre denaro alla società. Ad esempio, se un dipendente del libro paga tenta di pagarsi di più dell'importo consentito, il suo furto verrà probabilmente scoperto perché il sistema contabile memorizza tutte le transazioni salvate.
