Il campo della contabilità si basa su una precisa organizzazione e analisi di numeri e dati finanziari. Questo lo rende un posto ideale per strumenti informatici per rendere più facile la vita dei ragionieri umani e consentire alle aziende di produrre rapporti finanziari più accurati. Ma per avere un impatto positivo, i sistemi di contabilità informatizzati richiedono un'attenta pianificazione e consapevolezza prima di implementarli.
Produttività incrementata
I contabili che hanno accesso a sistemi di contabilità computerizzati possono lavorare più rapidamente e godere di una maggiore produttività. Il software consente ai contabili di apportare modifiche più rapidamente rispetto alla regolazione di un libro mastro o di un grafico stampato. Meno tempo dedicato all'elaborazione dei dati offre ai contabili più tempo per analizzare i dati e sfruttarli al meglio. La visualizzazione di dati finanziari su schermi di computer è anche più efficiente ed ecologica della stampa di report cartacei anche per attività di piccole dimensioni. Gli strumenti di organizzazione dei dati facilitano la ricerca di informazioni specifiche in qualsiasi momento.
Accuratezza aumentata
Un sistema di contabilità computerizzato riduce il rischio di errore umano. I computer elaborano numeri ed eseguono calcoli con una precisione del 100%, eliminando la possibilità che un errore matematico porti a risultati imprecisi. Il software di contabilità esegue anche backup regolari dei dati principali per il recupero in caso di un errore del sistema o di una violazione della sicurezza. Mentre c'è ancora spazio per errori nel caso di immissione dei dati, il software di contabilità può identificare incongruenze e persino aiutare a correggere semplici errori.
Costi
L'aggiornamento di un dipartimento di contabilità tradizionale per l'utilizzo di un sistema computerizzato può rappresentare un costo significativo, soprattutto per un'impresa più grande. Oltre a riorganizzare il personale e acquistare il software di contabilità, un'azienda deve anche investire in nuovi computer, aggiornamenti regolari del software, formazione e una nuova politica di assunzione per assumere commercialisti che hanno familiarità con il sistema o possono imparare a usarlo rapidamente.
Bisogno umano
Nonostante la loro crescente complessità, i sistemi di contabilità computerizzata non possono sostituire completamente i contabili umani. Il campo della contabilità richiede decisioni di giudizio e pensiero di improvvisazione, cosa che anche il software più sofisticato non può fare. I contabili devono anche comprendere il panorama in continua evoluzione delle normative legali e delle politiche aziendali, alcune delle quali trovano la loro strada in nuove versioni dei sistemi di contabilità computerizzata e altre che controllano il modo in cui i contabili usano i loro strumenti computerizzati.
