Una relazione d'affari forte e sana può iniziare con una lettera formale. Ciò è particolarmente vero quando si lavora con importatori ed esportatori internazionali. Potresti non avere l'opportunità di incontrarli faccia a faccia, quindi una lettera professionale potrebbe essere il miglior sostituto. Scrivere questa lettera richiede diligenza e considerazione.
Formatta la tua lettera in modo professionale, con il logo della tua azienda, le informazioni di contatto e i tuoi dati personali situati nella parte superiore della pagina. Inoltre, includere le informazioni di contatto commerciale dell'importatore e un saluto corretto. Il testo dovrebbe essere allineato a sinistra senza indentazioni per i paragrafi e con interlinea singola.
Attira l'attenzione dell'importatore nel primo paragrafo evidenziando il tuo punto di forza. Enfatizza il punto di differenziazione che rende i tuoi prodotti i migliori sul mercato. Potresti avere il prezzo più basso, le migliori caratteristiche o il tempo di consegna più rapido dall'ordine alla consegna. Non devi esagerare, ma assicurati di indicare con chiarezza i vantaggi della tua azienda.
Fornisci maggiori informazioni sulla tua azienda e il suo background nel secondo paragrafo. Spiega da quanto tempo sei in affari e dove ti trovi. Descrivi esattamente cosa produci e in quale volume. Inoltre, spiega chi sono alcuni dei tuoi attuali clienti e rendili disponibili come riferimento.
Fornisci ulteriori informazioni sulle funzionalità dei tuoi prodotti. Questo è particolarmente importante per prodotti tecnici come hardware, dispositivi di rete o articoli farmaceutici. L'importatore vorrà conoscere il maggior numero possibile di specifiche. Puoi anche includere diagrammi o modelli su un allegato separato.
Convinci il lettore che la tua azienda è la migliore con cui lavorare e che puoi offrire come promesso. Descrivi i termini di pagamento, i tempi di consegna, le informazioni logistiche e i prezzi. Lascia la lettera aperta per la negoziazione e il follow-up. Chiudi la nota con un grazioso cartello.
