Contabilità è definita come la segnalazione, la registrazione e l'analisi dei dati finanziari di un'azienda. Un sistema di contabilità computerizzato include un programma o un pacchetto software che sostituisce un sistema manuale, o un contabile, nella registrazione e nell'elaborazione delle transazioni finanziarie. Consente ai gestori e agli altri utenti finali di analizzare lo stato di salute finanziario di un'impresa e intraprendere le azioni necessarie alla luce di tali informazioni. I sistemi di contabilità computerizzati sono progettati per essere completamente personalizzabili, ma i componenti primari rimangono gli stessi tra i diversi tipi di sistemi.
Software
Il software è il cuore di un sistema di contabilità computerizzato. Il componente software è costituito da moduli o programmi autonomi più piccoli. Ogni singolo modulo svolge una funzione diversa. I moduli possono includere moduli di produzione, clienti, contabilità generale, risorse umane, gestione patrimoniale, gestione finanziaria o acquisti e gestione scorte. Tutti i moduli si collegano l'uno con l'altro per la condivisione dei dati. Un tipico processo di contabilità integra tutti i moduli di un sistema di contabilità computerizzata, ciascuno dei quali conserva i dati per attività ed entità specifiche.
Hardware
L'hardware si riferisce ai componenti fisici di un sistema. Secondo il libro "Principi contabili", tutte le attrezzature fisiche associate a un sistema di contabilità informatizzata sono definite hardware. I sistemi di contabilità informatizzati sono installati su computer con la capacità di eseguire i sistemi. I sistemi di contabilità su larga scala sono costituiti da numerosi moduli e in genere richiedono computer con processori veloci e grande capacità di archiviazione. Altri componenti hardware che sono essenziali in un sistema di contabilità computerizzata includono dispositivi di stampa e scansione, nonché altre periferiche, come mouse, tastiera e dispositivi di archiviazione dati esterni.
Personale
Mentre i sistemi di contabilità computerizzati sono progettati per funzionare indipendentemente dall'intervento manuale, in genere richiedono un certo elemento di supervisione. Gli operatori umani sono tenuti a fornire i dati finanziari, che vengono poi elaborati dal sistema computerizzato. Secondo il libro "Fraud Auditing and Forensic Accounting", altro personale chiave in un sistema di contabilità informatizzata include controllo delle modifiche qualificate, gestori di database, personale addetto alla sicurezza e gestione. Collettivamente, questi elementi funzionano per garantire il buon funzionamento del sistema computerizzato e fornire funzionalità di risoluzione dei problemi quando necessario.
