Le aziende hanno due cicli economici importanti: il ciclo delle entrate e il ciclo di spesa. I conti a ciclo completo pagabili fanno parte del più ampio ciclo di acquisti e spese. Esso consiste in l'intera gamma di attività contabili necessarie per completare un acquisto una volta che l'ordine è stato effettuato e il prodotto o il servizio ricevuto. L'intero ciclo di conti da pagare comporta l'abbinamento di documenti, l'approvazione delle fatture, l'emissione di assegni e la registrazione dei pagamenti.
Suggerimenti
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I conti a ciclo completo erogabili possono fare riferimento al processo completo di ricezione, verifica e pagamento di una fattura o di una posizione lavorativa che implica la responsabilità dell'intero processo.
Il ciclo di contabilità fornitori
Tre principali documenti sono coinvolti nel processo di contabilità fornitori: un ordine di acquisto, un rapporto di ricezione e una fattura fornitore.
- Quando la società è pronta per effettuare un acquisto, un reparto acquisti invierà un messaggio ordinazione d'acquisto a un venditore. Questo documento descrive la merce richiesta, il prezzo e la quantità. L'ordine di acquisto attiva il venditore per l'invio della merce.
- Una volta che la società riceve la merce, il reparto ricevente completerà a ricevere un rapporto. Questo rapporto documenta le merci esatte contenute nella spedizione. Se la spedizione contiene oggetti danneggiati, il dipendente la annota nel rapporto.
- Il venditore invia a fattura del fornitore richiesta di pagamento per i beni o servizi resi. Questo documento viene inviato ai conti fornitori e avvia la procedura di pagamento.
Procedure di contabilità fornitori
Viene creata una società di conti ben gestita procedure accuratamente definite per guidare il processo di contabilità fornitori, al fine di prevenire errori e rilevarli quando si verificano. Le stesse procedure possono anche scoraggiare e rilevare la falsificazione intenzionale e fornire una pista di controllo per un uso successivo nel caso in cui una discrepanza debba passare inosservata. Queste procedure variano tra aziende e dipartimenti, ma generalmente seguono uno schema simile:
- Dopo aver ricevuto la fattura del fornitore, il team di contabilità fornitori esegue a partita a tre confrontando le informazioni sull'ordine d'acquisto con quelle presenti nel rapporto di ricezione e nella fattura del fornitore, per garantire che le informazioni siano coerenti.
- Se i conti da pagare possono verificare che le merci sulla fattura del venditore siano state ordinate e ricevute dalla società, il la fattura è approvata per l'elaborazione dei pagamenti. Questo viene fatto tramite un buono, una firma o un timbro.
- Se ci sono discrepanze - se la quantità ricevuta non corrisponde alla quantità ordinata e alla fattura, per esempio, o se il prodotto non è esattamente come ordinato - i crediti esigibili cercheranno di rintracciare l'origine del problema tramite seguire se necessario con il destinatario, il venditore o l'utente finale che ha effettuato l'ordine.
- Nelle grandi aziende, il pagamento effettivo viene elaborato dal dipartimento del tesoro. Però, la contabilità fornitori è responsabile per l'emissione dei pagamenti nella maggior parte delle piccole aziende. Dopo che è stata rilasciata una fattura, i conti da pagare inviano la documentazione certificata insieme a un assegno a un firmatario dell'assegno della società.
- Dopo che il firmatario del controllo approva e firma, gli account pagabili spediscono l'assegno e contrassegna la fattura come pagata nel sistema contabile.
Ruoli pagabili per account a ciclo completo
Anche le descrizioni delle mansioni di contabilità fornitori sono spesso etichettate come "ciclo completo". Questo significa che l'impiegato pagabile è responsabile di ogni parte del processo di pagamento, al contrario di specializzarsi in una o più aree specifiche. Potenziali responsabilità potrebbero includere la corrispondenza a tre vie, la revisione delle note spese per accuratezza, l'applicazione di sconti di pagamento e l'emissione di pagamenti ai venditori.
Quando queste posizioni vengono pubblicizzate, il dipartimento delle risorse umane o il responsabile del noleggio di solito tentano di costruire domande di intervista pagabili in contabilità che valutino accuratamente la familiarità di un richiedente con l'intero processo e identificano eventuali punti deboli o aree di inesperienza.
