Un sistema di tracciamento per il rinnovo delle certificazioni dei dipendenti è importante non solo per gli invii di rinnovo tempestivi, che possono essere necessari per continuare a svolgere un lavoro specifico, ma anche per prendere decisioni sugli aumenti salariali e le promozioni. Nella maggior parte dei casi, il tracciamento elettronico è più efficiente rispetto all'utilizzo di un file tickler o alla scrittura di date di rinnovo su un calendario. Sebbene le opzioni elettroniche possano includere software di pianificazione specializzati, è anche possibile creare il proprio sistema utilizzando l'opzione calendario in software di produttività per ufficio come Microsoft Outlook o Google Calendar.
Pianifica le date come attività
Inserisci due date per ogni certificazione - e ogni dipendente - per assicurarti che il rinnovo avvenga in tempo. Il modo più semplice per farlo è utilizzare l'opzione dell'attività per creare attività per ogni data. Questa opzione è disponibile su Microsoft Outlook e Google Calendar. Impostare la data per la prima attività una settimana prima della data effettiva di rinnovo. Questa è la data in cui il dipendente deve iniziare a lavorare sulla raccolta delle informazioni sul rinnovo e sulla compilazione dei moduli. Per la seconda attività, inserisci la data in cui invierai le informazioni. In entrambi i casi, le attività verranno visualizzate nel giorno corretto sul tuo calendario.
Ricordati
Microsoft Outlook ha un'opzione promemoria che puoi impostare dopo aver inserito le informazioni sulla data di rinnovo in una nuova attività. Inserire un segno di spunta nella casella promemoria e selezionare la data e l'ora in cui si desidera riprodurre il suono del promemoria. Sebbene le attività di Google Calendar non dispongano di un sistema di promemoria automatico, puoi ordinare le attività per data e stampare un elenco di attività giornaliere dal menu Azioni.
