Le politiche sono regole, principi e linee guida adottate da un'organizzazione per raggiungere gli obiettivi a lungo termine, secondo il sito web businessdirectory.com. Formano tutte le decisioni e le attività importanti. Le procedure sono le fasi che i dipendenti conducono nelle operazioni quotidiane per garantire che ciò che fanno riflette e supporta le politiche esistenti. Quando seguite fedelmente, le politiche e le procedure ben scritte promuovono l'efficienza, l'efficacia e la coerenza, mantenendo al contempo la filosofia o la "visione" dell'organizzazione.
Guida dall'alto verso il basso
Le politiche definiscono e forniscono indicazioni su come raggiungere gli obiettivi, le strategie e gli obiettivi di un'azienda, secondo AME Info, un sito web di informazioni economiche del Medio Oriente. "Le politiche identificano le attività chiave e forniscono una strategia generale per i responsabili delle decisioni su come gestire i problemi man mano che si presentano", aggiunge AME. Le politiche descrivono scelte e comportamenti accettabili e inaccettabili e definiscono un contesto e dei limiti entro i quali sviluppare le procedure., una politica di non discriminazione nei confronti di nessun candidato in base a razza, sesso, età o paese di origine aiuta il reparto risorse umane a sviluppare procedure per garantire che tutti i candidati siano trattati allo stesso modo.
Strumento di gestione
Le procedure spiegano le mansioni lavorative dei dipendenti e indicano la portata delle loro responsabilità. Questa guida aiuta a impedire ai dipendenti di interferire tra loro o di oltrepassare il proprio terreno, il che può portare a errori e incomprensioni. Sono anche insiemi di istruzioni che i dipendenti seguono per garantire che eseguano compiti specifici in modo completo e coerente. Seguendo una serie ben documentata di procedure, i dipendenti possono apprendere e svolgere molti o tutti gli aspetti del proprio lavoro in modo indipendente, riducendo la necessità per i manager di intervenire frequentemente o micromanage. Un esempio di procedure sarebbero i passaggi che un dipendente impiega per organizzare la riparazione di una macchina rotta. Questi potrebbero includere: organizzare la valutazione del danno da parte di esperti, ottenere l'approvazione per l'acquisto di parti e manodopera necessarie, identificare un fornitore appropriato e coordinare il pagamento di prodotti o servizi resi.
Consistenza
Politiche e procedure consolidate assicurano che il modo di fare impresa dell'organizzazione non si scosti o peggiori nel tempo, anche se i dirigenti chiave o altri dipendenti se ne vanno. Sono fatti su misura per l'organizzazione e il lavoro, non per un dipendente specifico. Seguendoli, anche il nuovo dipendente può imparare rapidamente come opera l'organizzazione e perché, cosa si aspetta da una persona in quella posizione e cosa comporta il lavoro. Ma i manager dovrebbero rivedere e aggiornare periodicamente le politiche e le procedure per riflettere i cambiamenti organizzativi intenzionali, dice Gene Levine, un consulente di gestione aziendale, sul sito Web di Gene Levine Associates.
Responsabilità
Avere politiche e procedure consolidate può aiutare una società a confutare le accuse di violazioni legali o regolamentari che dipendenti o clienti possono presentare contro di loro, sottolinea Levine. Forniscono una prova di intenti, ma devono essere accompagnati da veri sforzi per aderire alle regole federali, statali e locali, naturalmente. I manager che insistono e verificano la conformità a livello di organizzazione di leggi e regolamenti possono aiutare ad impedire l'applicazione delle misure da parte dell'Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro, del Dipartimento del lavoro, della Commissione per le pari opportunità di lavoro, dell'Internal Revenue Service o dei servizi sanitari locali. Questo può anche aiutare a evitare le cause legali.
