Se si propone una soluzione a un problema di lunga data, è probabile che il proprio manager ti chieda di presentare una proposta formale. Sebbene la durata varia a seconda delle informazioni che è necessario coprire, la maggior parte delle proposte formali è costituita da alcuni componenti importanti simili a quelli dei rapporti formali. Questi includono generalmente il prefatory, il corpo e le parti supplementari. Come indica il nome, la parte preliminare della proposta introduce il lettore al concetto.
Dettagli del titolo
La title fly è la prima pagina della proposta posta immediatamente dopo la copertina che non porta nient'altro che il titolo. Di seguito è riportato il frontespizio, che, oltre al titolo, riporta i nomi dello scrittore e della persona che ha autorizzato lo scrittore a presentare la proposta, insieme alla sua designazione, all'indirizzo ufficiale e ai dettagli di contatto. Anche questa pagina dovrebbe riportare la data di presentazione della proposta.
Lettere
Le proposte autorizzate per iscritto devono contenere la lettera di autorizzazione immediatamente successiva al frontespizio. Segue la trasmissione o la lettera di accompagnamento scritta dalla persona che scrive la proposta. La lettera di accompagnamento deve rivolgersi al destinatario e identificare la proposta in base al titolo. Questa lettera formale generalmente fornisce informazioni sullo scopo del documento, senza entrare nei dettagli di ciò che copre o delle conclusioni a cui l'autore è arrivato. Lo scrittore può utilizzare la lettera di accompagnamento per riconoscere l'aiuto ricevuto nella preparazione della proposta.
Sommario
Il sommario fornisce una descrizione della struttura della proposta. Contiene un elenco completo dei titoli all'interno del documento, insieme al relativo numero di pagina accanto a ciascuno. È fondamentale allineare questi titoli con lacune e leader sufficienti per fornire una chiara visualizzazione delle informazioni. Se la proposta contiene un numero significativo di figure, tabelle, grafici o altri aiuti visivi, questi dovrebbero essere elencati in una pagina separata come "Elenco delle illustrazioni" immediatamente dopo il sommario.
Sintesi
Questa parte contiene informazioni concise sui contenuti che appaiono nella proposta. Seguendo lo schema fornito nel sommario, il sommario esecutivo introduce l'argomento, fornisce i dati rilevanti e sintetizza le conclusioni e le raccomandazioni della persona che formula la proposta. Lo scopo di questo sommario è di fornire una vista a volo d'uccello dell'argomento per un rapido esame da parte dei dirigenti impegnati. Anche se questo appare prima del corpo principale della proposta, è più facile comporre questa porzione per ultima, dopo aver messo insieme l'intero documento.
