La contabilità è un aspetto essenziale di un'azienda. Una registrazione approfondita consente a un'azienda di fornire rapporti finanziari accurati agli azionisti, ai finanziatori e all'Internal Revenue Service, tra gli altri. Se la tua azienda è sottoposta a revisione o deve semplicemente presentare le sue tasse trimestrali, dovrai avere un esperto contabile dalla tua parte per preparare le dichiarazioni necessarie e assicurare che le teorie contabili di base siano soddisfatte. Qualunque sia il tipo di attività che gestisci, una conoscenza approfondita dei molti modi di considerare le tue esigenze finanziarie e una buona conoscenza dei principi contabili è fondamentale sia per i proprietari che per i contabili per garantire che il tuo futuro fiscale sia salvaguardato.
Qual è la teoria contabile?
È essenziale per i contabili e gli imprenditori allo stesso modo comprendere i concetti di base della contabilità. I principi dietro queste teorie hanno dato origine nel tempo alle pratiche reali impiegate dai ragionieri per garantire che le finanze siano correttamente gestite e monitorate. Vi sono diversi principi considerati parte della teoria della contabilità di base, compresi il principio di costo, il principio di corrispondenza, la materialità, il conservatorismo e l'assunzione di unità monetarie.
Principio di costo: Questo principio richiede la registrazione delle risorse non appena vengono acquisite. Questi possono variare da cose semplici come forniture per ufficio e attrezzature di fabbrica a nuovi franchising. A seconda del tipo di risorse che si stanno registrando, è possibile che si svaluteranno nel tempo. Tuttavia, dovrebbero essere ancora documentati quando li acquisisci.
Principio di accoppiamento: Questo principio richiede che tutte le transazioni associate a un particolare tipo di entrate siano mantenute insieme e riportate come un'unità. Secondo la teoria del principio di congruenza, le spese sono sempre riportate nello stesso periodo, ad esempio un mese, un trimestre o un anno, e il reddito associato viene registrato. Questa teoria esiste solo nel metodo della contabilità per competenza. Ad esempio, se la tua azienda ha un venditore che guadagna $ 2.000 in commissioni per il lavoro svolto a gennaio, la spesa per questo dovrebbe essere registrata a gennaio, anche se non paghi il dipendente fino al mese successivo. Questo principio richiede che i contabili siano cauti e sempre coerenti nella loro documentazione.
Materialità: La nozione di materialità afferma che uno standard di contabilità può essere ignorato, a patto che il risultato netto di ciò avrà un impatto sufficientemente ridotto sui libri che nessuno che li revisionerebbe sarebbe fuorviato. Un giudizio accurato deve essere esercitato nel determinare se una determinata operazione è sufficientemente importante in quanto la materialità non definisce in modo specifico quali transazioni sono considerate più impattanti.
Ad esempio, se si dispone di una spesa minore che verrà distribuita in un periodo di un anno, ad esempio l'addebito della connessione wireless, potrebbe non essere importante se tali $ 240 vengono contabilizzati quando si firma per la prima volta il contratto rispetto alla suddivisione in incrementi di $ 20 rispetto a i 12 mesi avranno un impatto. La materialità cambia a seconda delle dimensioni della società in questione, poiché i budget più piccoli richiedono che venga prestata maggiore attenzione a ogni importo speso, in quanto rappresenta una porzione più ampia del tutto. La Securities and Exchange Commission suggerisce che un elemento pubblicitario che rappresenta meno del 5 per cento di un budget non deve essere contabilizzato, ma che qualsiasi importo oltre tale importo dovrebbe essere.
Conservatorismo: Questo principio riguarda le responsabilità. Per garantire che la tua azienda trattiene abbastanza soldi per le bollette che ha all'orizzonte, il conservatorismo richiede che tutte le passività e le potenziali passività siano registrate non appena sono previste. In questo modo, le aziende possono pianificare le spese che emergeranno in futuro.
Presupposto dell'unità monetaria: Questo principio di contabilità di alto livello è appropriato per società di grandi dimensioni o globali. Considera il valore del dollaro e se questo valore potrebbe rimanere coerente o cambiare nel tempo. Anticipando le potenziali fluttuazioni della valuta, può aiutare le aziende a pianificare future attività in crescita, l'espansione delle strutture produttive o le opportunità di investimento.
Gestione contro contabilità finanziaria
Alcuni tipi di contabilità possono concentrarsi maggiormente sulle esigenze dei manager. La contabilità di gestione è particolarmente utile per i leader aziendali, poiché i contabili lavorano per preparare in modo specifico report che aiuteranno i manager a prendere decisioni importanti per guidare il futuro dell'azienda. Di solito, i contabili di gestione sono esperti nella gestione di un'azienda e sono quindi più adatti a fornire consulenza ai proprietari.
I contabili finanziari, tuttavia, generalmente lavorano per fornire report che indicano quanto bene viene gestito il business. Entrambi i tipi di ragionieri devono seguire le stesse regole d'oro della contabilità e, se lavorano per la stessa società, aderire agli stessi principi di contabilità per motivi di coerenza.
Nella contabilità, come nella maggior parte delle aree di business, considerando una varietà di opzioni produce la strategia più efficace per la longevità e la salute finanziaria. I contabili professionisti hanno familiarità con tutte le teorie contabili di base e sanno come rendere ogni lavoro per le attività con cui interagiscono. Nessun principio è necessariamente giusto per tutte le società e le esigenze di un'organizzazione si evolvono nel tempo. Una frequente rivalutazione dell'approccio che un'azienda sta prendendo nella contabilità e nella rendicontazione finanziaria è essenziale.
Conoscenza base di contabilità
La contabilità funziona su qualcosa chiamato "regole d'oro", che sono una serie di linee guida su come monitorare le transazioni finanziarie. Indipendentemente dal principio di contabilità utilizzato o dal fatto che un contabile stia seguendo una strategia finanziaria o gestionale, è importante che queste regole siano rispettate.
La prima di queste regole riguarda il sistema di contabilità a partita doppia, che stabilisce che ogni transazione dovrà riflettersi in almeno due conti. Ad esempio, se la tua azienda vendeva prodotti per $ 5,000, in contabilità per competenza, il contabile registrerebbe la transazione nella categoria delle entrate (credito) e dei crediti (debito) per lo stesso importo.
La seconda regola d'oro della contabilità, utilizzata per i cosiddetti conti reali, stabilisce che si addebita sempre ciò che entra e si concede credito a ciò che esce. Un account reale, per definizione, ha un valore monetario ed è di proprietà dell'azienda.
Infine, quando si tratta di conti nominali, è necessario addebitare tutte le spese e le perdite e accreditare tutte le entrate e i guadagni. I conti nominali sono quelli che riguardano il capitale, come affitto, sconti o commissioni.
Linee guida e termini di contabilità di base
In qualità di proprietario di una piccola azienda, è necessario comprendere i termini e le linee guida di contabilità di base in modo da poter garantire che il proprio commercialista funzioni secondo le migliori pratiche. In ogni caso, le transazioni devono essere documentate immediatamente, insieme alla loro data, una descrizione e l'account che verrà addebitato e accreditato.
In generale, le transazioni sono tracciate in un giornale. Se gestisci una grande azienda o hai un numero di transazioni complesse, vengono utilizzati più periodici per tracciare crediti e debiti. Ad esempio, un giornale di incassi registra le entrate e un giornale di esborso di cassa tiene traccia delle spese. Naturalmente, il software di contabilità ha sostituito le riviste fisiche nella maggior parte delle aziende, ma i programmi utilizzano le stesse riviste contabili di base per tenere traccia delle finanze.
Un piano dei conti mostra i totali correnti di tutti gli account della tua azienda. Questi includono attività, passività, patrimonio netto, entrate, costo delle merci vendute, spese operative e altri conti. Se ti occupi principalmente di servizi invece di vendere prodotti, non avrai un costo di account venduto. Il tuo contabile ti consiglierà quali categorie devono essere utilizzate e incluse nel tuo piano dei conti, in base al tipo di attività che gestisci.
Quattro ipotesi di teoria contabile
La teoria contabile richiede che i ragionieri lavorino su quattro presupposti. La prima ipotesi della teoria contabile richiede che le aziende utilizzino sempre un conto corrente separato e una carta di credito per i pagamenti aziendali. Tenere separati i tuoi account personali e aziendali non è solo più semplice per i contabili per preparare i report finanziari, ma è anche un requisito dei principi contabili generalmente accettati. Di conseguenza, mescolare i due account può renderlo più probabile che verrai controllato.
La seconda ipotesi della teoria contabile presuppone che una società continui a esistere e non fallisca. La terza ipotesi presuppone che i rendiconti finanziari riflettano importi in dollari, non numeri come la produzione unitaria. E la quarta ipotesi della teoria contabile è che i bilanci devono essere preparati almeno su base mensile o annuale.
