Preparare e scrivere buoni minuti di incontro sono abilità che chiunque può acquisire con un minimo di preparazione e attenzione ai dettagli. Una registrazione imparziale e corretta delle riunioni è un requisito legale per molte aziende. Sia che scriviate minuti per un'organizzazione aziendale, politica, sociale o di volontariato, i verbali diventeranno una parte permanente della storia dell'organizzazione. In molti casi, i minuti vengono conservati per anni, decenni e talvolta secoli.
Articoli di cui avrai bisogno
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ordine del giorno
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Elenco dei partecipanti
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Registratore
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Taccuino
Arriva alla riunione in anticipo con l'agenda della riunione, l'elenco dei partecipanti e l'attrezzatura necessaria per registrare i minuti. Scegli un posto vicino al facilitatore della riunione. Sedersi vicino al facilitatore della riunione consente di ascoltare meglio e chiedere facilmente chiarimenti.
Chiedere se è possibile utilizzare un registratore per registrare una trascrizione dell'audio della riunione. Se si prendono appunti su un computer, verificare che funzioni correttamente e disporre di un blocco note e di strumenti di scrittura da utilizzare come metodo di backup delle note nel caso in cui il computer non funzioni.
Registrare la data e l'ora in cui la riunione viene chiamata per l'ordine. Registra l'essenza delle relazioni degli ufficiali e dei rapporti delle commissioni. Di solito, i rapporti completi sono allegati ai verbali della riunione. Registra i movimenti mentre si verificano. Includi chi ha introdotto ogni movimento, chi ha appaltato la mozione e se il movimento è stato approvato, che è noto come "portato" o non è riuscito. Se un elemento dell'ordine del giorno viene presentato, non viene eseguito durante la riunione ma viene trattenuto per un secondo momento, si noti chi ha introdotto il movimento per presentare l'oggetto e chi ha distaccato il movimento. Registra annunci e le date delle riunioni di follow-up.
Trova o crea un modello verbale di riunione. La tua organizzazione potrebbe già disporre di un modello di riunioni in minuti. In caso contrario, è possibile utilizzare uno dei numerosi modelli di minuti di riunione disponibili online o creare il proprio modello. Il modello richiede un titolo, un corpo e una linea di firma. L'intestazione include il nome dell'organizzazione e la data, l'ora e il luogo dell'incontro.
Crea il corpo del modello usando l'agenda della riunione come guida. Includere i seguenti elementi in tale parte: statistiche sulla partecipazione, approvazione degli ultimi verbali delle riunioni, rapporti degli ufficiali e dei comitati, vecchi affari, nuovi affari, annunci e tempi di aggiornamento.
Assicurarsi che il modello includa linee di firma e linee di data per il segretario e l'autorità di approvazione.
Prepara i tuoi minuti usando il modello. Elimina i dettagli eccessivi. Registra ciò che è stato deciso, chi farà l'azione, quando è dovuto e come l'organizzazione saprà quando l'azione sarà completata. Dopo aver completato la prima bozza, rivedere la trascrizione dell'audio della riunione per assicurarsi di aver acquisito tutto il necessario. Quindi modifica i minuti.
I minuti sono una registrazione delle azioni intraprese dall'organizzazione. Non è una registrazione di tutto ciò che viene detto, che è una trascrizione. Mantieni i tuoi minuti professionali. Non includere la tua opinione, giudizio o interpretazione. Frasi come "dibattito acceso" e "commento eccellente" non trovano posto nei verbali delle riunioni professionali. Non includere mai i movimenti che sono stati ritirati.
Allegare rapporti ufficiali e di commissione ai minuti completati. Crea il numero richiesto di copie. Se possibile, distribuire i verbali della riunione prima della riunione successiva in modo che le aggiunte e / o le correzioni possano essere apportate rapidamente.
Suggerimenti
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Controlla i partecipanti sulla tua lista man mano che arrivano alla riunione. Registrare i successi e le preoccupazioni. Verificare che i nomi siano stati digitati correttamente. Conserva una copia di backup dei minuti. Non aver paura di chiedere chiarimenti.
