I verbali delle riunioni della Chiesa forniscono la documentazione ufficiale e legale delle azioni del consiglio o del comitato. Sono importanti internamente per accuratezza storica e sono utilizzati anche da soggetti esterni; per esempio, prestando le istituzioni per stabilire che la chiesa ha approvato un progetto di costruzione prima di emetterne un prestito. Conti e l'IRS guarda anche al verbale come prova che alcune transazioni finanziarie sono state autorizzate. Nella maggior parte delle organizzazioni, il segretario o segretario di registrazione prende i minuti.
Contenuto
Mentre il contenuto specifico varia a seconda del comitato, in generale, i verbali di tutte le organizzazioni ecclesiastiche includono:
- Particolari dell'incontro, come ora, data, luogo, chi ha partecipato e chi ha presieduto.
- Se la riunione è programmata regolarmente o una riunione speciale e, se speciale, chi ha chiamato la riunione e per quale scopo - allegando una copia dell'avviso di riunione.
- Registrazione ordinata di quanto accaduto durante la riunione.
- Rinvio e tempo.
- Firma del segretario e, una volta approvato il verbale, l'ufficiale che presiede.
Uno degli aspetti più impegnativi del prendere appunti è determinare quanti dettagli registrare. La Commissione storica dei fratelli mennoniti suggerisce di registrare i punti principali delle discussioni che portano alle decisioni, nonché le alternative prese in considerazione e una sintesi dei motivi per cui la commissione ha scelto un'alternativa rispetto alle altre. Il Consiglio evangelico per la responsabilità finanziaria suggerisce che il consiglio di amministrazione stabilisca una politica sui dettagli che è coerente indipendentemente dal singolo segretario. Suggerisce di includere abbastanza dettagli per dimostrare che il consiglio è stato prudente, ma non tanto che i minuti leggono come un romanzo.
Prendendo il verbale
Prima dell'inizio della riunione, ottenere una copia dell'ordine del giorno. Mentre la riunione avanza, prendere appunti dettagliati relativi alla riunione di particolari, relazioni consiliari, discussioni e azioni mentre il consiglio procede attraverso ogni punto dell'ordine del giorno. Annota verbalmente le mozioni, le risoluzioni e le decisioni, ma riassumi le discussioni. Assicurati di includere il nome di ogni persona che fa una mozione o che avvia un'azione, e qualsiasi conflitto di interessi dichiarato. Una volta terminata la riunione, trascrivi e condensa le note per includere i dettagli appropriati e inseriscili nel formato corretto, iniziando dai dettagli della riunione, quindi procedendo secondo l'ordine del giorno.
Preservare il processo verbale
Una volta completata la bozza dei verbali, fai circolare il documento ai membri. Il verbale che hai scritto per questo incontro sarà approvato, con o senza correzioni, nella prossima riunione. Una volta che i minuti sono stati approvati, preparare una copia finale, quindi firmare il documento e chiedere all'agente che presiede di firmarlo. Memorizza i minuti in ordine cronologico in un libricino a fogli mobili, insieme all'agenda della riunione. Quel libro a fogli mobili dovrebbe contenere anche un sommario e copie del regolamento e della costituzione della chiesa. A un certo punto, forse ogni anno, i minuti possono essere vincolati professionalmente.
