I manuali di procedura sono un documento importante per aziende di qualsiasi dimensione.Il manuale della procedura è la guida "come" per fornire uniformità e coerenza nell'affrontare le attività quotidiane di gestione di un'impresa. Il contenuto dipende dal tipo di manuale della procedura in fase di progettazione. Le operazioni sono standardizzate, le decisioni sono più facili da eseguire, offrono controllo della qualità e responsabilità.
Sviluppare il manuale delle procedure
Identificare lo scopo del manuale della procedura. Considera i problemi e gli obiettivi da includere nel tuo manuale. Raccogli le informazioni richieste per scrivere il tuo manuale di procedura, includi aspetti legali, di sicurezza e altri aspetti relativi al tuo settore.
Scrivi la bozza del manuale della procedura che inizia con un contorno. Gli argomenti potrebbero includere "Scopo", "Riferimenti", "Termini", "Politiche", con un indice e una pagina di copertina. Utilizzare un linguaggio chiaro e conciso, chiarire i termini laddove necessario, delineare i risultati attesi dei manuali delle procedure.
Rivedere il manuale della procedura con le persone a cui è sottoposto e altri coinvolti nell'implementazione. Metti il manuale in uso di prova da qualcuno che non è stato coinvolto nello sviluppo. Identificare le aree deboli, necessità di miglioramento e lacune.
Riscrivi il manuale della procedura in base all'utilizzo di prova e alle note fatte. Prova del testo finale per errori e omissioni. Invia per approvazione se richiesto. Impostare una data di revisione per rivedere e aggiornare il manuale della procedura.
Invia il manuale della procedura per la stampa. Implementare il manuale della procedura distribuendo le copie secondo necessità. Condurre la revisione della qualità su base settimanale e trimestrale apportando le modifiche necessarie.
Suggerimenti
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Scrivi il tuo manuale delle procedure usando un linguaggio che non è ambiguo, creando contenuti chiari, contestuali e coerenti. Usa frasi attuabili, descrivendo i processi in un linguaggio e un formato facili da usare. Consentire il controllo da parte dell'utente fornendo un modulo di feedback e suggerimenti.
