Un obiettivo importante di qualsiasi sistema di controllo interno è la salvaguardia delle risorse. Poiché i processi del libro paga influenzano sia le risorse umane che finanziarie, i problemi o i punti deboli dei controlli interni sui salari possono essere costosi. Riconoscendo i rischi inerenti al processo del libro paga, capire i loro potenziali effetti e sapere come affrontarli può comportare una significativa perdita di prevenzione nel tempo.
rischi
I rischi nel processo di gestione delle retribuzioni comprendono problemi di informativa finanziaria, come la sottostima delle buste paga e le passività legate ai benefici dei dipendenti o errata classificazione dei costi di manodopera tra costo del venduto (COGS) e spese generali, amministrative e di vendita (SGAV). L'efficienza operativa può essere compromessa dal pagamento di dipendenti fantasma o licenziati (di solito il risultato di collusione) e utilizzando tariffe salariali e salariali errate. La conformità alle normative è compromessa dalla violazione delle leggi federali e statali relative ai salari e alle ore o alla violazione delle norme IRS (Internal Revenue Service) relative ai dipendenti e agli appaltatori indipendenti.
urto
Il potenziale impatto finanziario, reputazionale e legale dei problemi relativi ai salari varia ampiamente a seconda della loro tempistica, dimensione e natura. Capire l'impatto che un evento potrebbe avere è importante per sapere come affrontarlo in modo appropriato. Le aziende devono considerare quanto segue: Gli errori di segnalazione finanziaria possono aumentare le commissioni di revisione esterna. Dati finanziari errati possono comportare cattive decisioni di gestione e possono influenzare negativamente gli investitori e altri soggetti interessati, come i creditori. I pagamenti a dipendenti fantasma e tariffe di pagamento errate possono avere un impatto negativo sulla liquidità e aumentare gli oneri fiscali. Le violazioni delle leggi sui salari e sulle ore o le normative IRS possono comportare multe significative, spese legali, tassi di turnover dei dipendenti più alti e perdita di reputazione.
attenuazione
È possibile ridurre la probabilità o l'impatto di un problema di gestione stipendi se si implementano controlli di gestione stipendi efficaci. Tuttavia, il vantaggio di implementare i controlli sui salari non dovrebbe superare i costi. Contabilità regolare e tempestiva e riconciliazioni dei dati alla contabilità generale e ai dati dei processori di terze parti, trasmissioni di file e altri record possono prevenire o rilevare errori finanziari. La revisione delle classificazioni del lavoro dei dipendenti tra costi diretti e indiretti può aiutare a identificare i problemi di classificazione. La segregazione dei compiti tra l'immissione dei dati sui salari, l'autorizzazione di elaborazione e pagamento e il rilascio del personale è l'ideale, ma può essere difficile nelle piccole aziende con risorse limitate. La revisione della gestione di livello superiore, l'approvazione e la comunicazione delle tariffe salariali, le variazioni di tasso, le promozioni del personale, i cambiamenti di lavoro e le cessazioni possono essere appropriati laddove la separazione delle funzioni non sia economicamente conveniente. Appropriati programmi di formazione e supervisione per le questioni legali e relative alle risorse umane possono contribuire ad aumentare la conformità normativa.
Monitoraggio
Qualsiasi sistema di controllo interno può diventare inefficace nel tempo man mano che il personale e i processi aziendali cambiano attraverso la crescita o attraverso l'override della gestione inadeguata delle procedure di controllo. Condurre valutazioni periodiche dei potenziali rischi e rivedere la progettazione e l'efficacia dei controlli sui salari per garantire che rimangano pertinenti ed economicamente convenienti.
