La gestione delle modifiche si concentra sulle modifiche che i membri di un'organizzazione affrontano durante una transizione aziendale. Affinché la gestione delle modifiche sia completata senza intoppi, devono essere predisposti strumenti, processi e piani per mitigare potenziali preoccupazioni e problemi previsti. Un piano di progetto per la gestione delle modifiche è essenziale. Senza un piano che aiuti i dipendenti a passare ai nuovi ruoli, i dipendenti si sentiranno confusi e impreparati e l'azienda potrebbe potenzialmente risentirne.
Nominare un team di gestione del cambiamento. Questo può includere membri della tua organizzazione o consulenti esterni che hanno familiarità con il processo di gestione del cambiamento. Al minimo, questa squadra dovrebbe includere una persona che abbia familiarità con tutte le aree della tua organizzazione, nonché un esperto di gestione del cambiamento. Questo team deve essere preparato per spiegare le modifiche previste all'organizzazione, attenuare i problemi che si presentano durante la transizione e determinare il successo della transizione quando il cambiamento è completo.
Analizza il piano che la tua azienda ha definito per passare dall'attuale struttura organizzativa alla struttura organizzativa pianificata. Decidi quanti passaggi sono necessari. Spesso, un'azienda non può passare direttamente da una struttura organizzativa a un'altra; il piano deve essere implementato passo dopo passo.
Ad esempio, la tua azienda desidera passare da un'organizzazione divisa per regione a un'organizzazione divisa per dipartimento.In questo momento, ogni ufficio locale gestisce il proprio marketing, vendite e produzione. L'obiettivo dell'azienda è quello di dividere l'azienda in tre reparti completi e integrati: marketing, vendite e produzione. La società può iniziare integrando il marketing, seguito da vendite e produzione. Questa transizione graduale è meno rischiosa e meno travolgente della transizione di tutti e tre i reparti contemporaneamente.
Crea un piano di comunicazione completo. Determina in che modo tutti i dipendenti dell'azienda possono essere informati delle modifiche imminenti. Senza un'adeguata comunicazione, i dipendenti potrebbero non essere a conoscenza del cambiamento e potrebbero non transitare correttamente se necessario.
Creare una cronologia delle modifiche chiave che si verificheranno durante il processo di gestione delle modifiche. Questo deve essere dettagliato e includere dettagli grandi e piccoli. La timeline dovrebbe includere elementi come:
- Comunicare le modifiche previste con l'organizzazione
- Incontra i membri del team di marketing per spiegare come cambieranno le loro responsabilità
- Progetta e installa il nuovo layout dell'ufficio per gli addetti al marketing
- Transizione di dipendenti di marketing nelle loro nuove posizioni di lavoro (periodo di 3 giorni)
- Incontra gli addetti al marketing per rispondere a qualsiasi domanda
- Tenere conferenze telefoniche settimanali per discutere eventuali problemi che si presentano
Elencare potenziali preoccupazioni e problemi che possono sorgere durante il processo di cambiamento. Ciò include l'insoddisfazione dei dipendenti, la confusione dei dipendenti e l'interruzione dei processi di lavoro quotidiani. Creare un piano di emergenza per ogni potenziale battuta d'arresto.
Compilare tutte le informazioni sulla gestione delle modifiche in un report da presentare al senior management team della propria azienda. Preparati per domande o modifiche suggerite dal team di gestione. Siate pronti a difendere i vostri suggerimenti e accettate il fatto che tutti i vostri piani di gestione delle modifiche potrebbero non essere accettati dal senior management. Quando sono necessarie modifiche, modificare il piano del progetto di gestione delle modifiche per incorporare tutte le revisioni.
Discutere i cambiamenti imminenti con ciascun team di gestione locale all'interno dell'organizzazione dopo l'acquisizione dell'approvazione del senior management, ma prima che le modifiche siano ufficialmente implementate. Presenta a ciascun manager un rapporto sulle modifiche che influenzeranno il suo dipartimento in modo che possa spiegare le modifiche alla sua squadra. Chiedere a ciascun responsabile di segnalare eventuali potenziali timori che potrebbero essere stati trascurati in modo che possano essere risolti e il piano di gestione delle modifiche può essere modificato o modificato secondo necessità.
Suggerimenti
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Preparati a apportare modifiche al piano di gestione delle modifiche. Soprattutto quando si effettua un importante cambiamento organizzativo, è probabile che si verifichino problemi. Assicurati di avere un piano di emergenza per tutte le modifiche ad alto rischio.
avvertimento
Non affrettare un cambiamento. Sebbene il cambiamento possa avvantaggiare fortemente l'organizzazione, un cambiamento troppo rapido può intimidire e confondere i dipendenti e le altre parti interessate.
