Comprendere i tratti distintivi di una vera situazione di crisi è la chiave per lo sviluppo di un efficace piano di gestione delle crisi. A differenza di una o anche di una serie di notizie poco lusinghiere, le vere situazioni di crisi interrompono il normale flusso di operazioni commerciali e, di conseguenza, richiedono una strategia di risposta oltre a contrastare la stampa negativa. Sebbene non vi siano due situazioni identiche, le organizzazioni con piani di crisi hanno migliori possibilità di superare la tempesta e di sopravvivere a lungo termine.
Raccogli informazioni, articoli, studi di casi e analisi sulle recenti crisi che riguardano le organizzazioni sia all'interno che all'esterno del tuo settore. Nota i consigli sulle migliori pratiche e le eventuali insidie comuni.
Dai un'occhiata alla tua organizzazione e identifica i problemi che potrebbero trasformarsi in situazioni di crisi. I problemi possono estendersi all'organizzazione e possono includere preoccupazioni di condotta di leadership aziendale, un elenco crescente di violazioni della sicurezza o un flusso di notizie negative.
Con le problematiche identificate, annota quali problemi richiedono una risposta aggiuntiva per le non comunicazioni, ad esempio l'assistenza di professionisti medici o delle forze dell'ordine. Assicurare una formazione aggiuntiva o identificare il personale in anticipo per aiutare chiunque sia fisicamente o mentalmente ferito da una situazione di crisi.
Preparare una strategia di comunicazione pubblica per ogni categoria di crisi. I componenti di una strategia di comunicazione includono punti di discussione, siti web, schede informative, linee di informazione e, soprattutto, l'identificazione di un portavoce.
Logistica inchiodata sia per i media che per chi è colpito dalla crisi. Ad esempio, identifica una stanza o stanze che potrebbero essere facilmente trasformate in un'area stampa e pianificare le esigenze dei giornalisti come la connettività, lo spazio per i camion satellitari e lo spazio per le interviste. Contratto con gli hotel della zona per fornire camere o uno spazio sicuro e privato per vittime o familiari.
Prendi in considerazione la possibilità di assumere specialisti esterni ed esplorare le società di consulenza per la comunicazione di crisi. Anche le organizzazioni meglio preparate potrebbero aver bisogno di aiuto esterno se le dimensioni e la portata della crisi sono al di fuori delle capacità di risposta dell'organizzazione.
Suggerimenti
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Stare al passo con le migliori pratiche di gestione delle crisi e le lezioni apprese è un aspetto critico ma spesso trascurato di una pianificazione efficace. Molte associazioni di categoria, come The Center for Association Leadership, offrono consulenze specifiche per il settore in caso di crisi. Le riviste accademiche, come le comunicazioni trimestrali, contengono ricerche e analisi approfondite di crisi e altri problemi di comunicazione. Le ricerche online dei principali siti web di media forniscono informazioni e analisi su incidenti di crisi di alto profilo.
Mentre la pianificazione della gestione delle crisi inizia spesso nel reparto comunicazioni, i piani più efficaci vengono creati con il supporto dei leader organizzativi. Dopo aver creato una bozza, sollecitare input e feedback dai capi dipartimento.
avvertimento
I miglioramenti tecnologici, il turnover dei dipendenti e le mutevoli aspettative su come le organizzazioni comunicano significano che i piani di gestione delle crisi diventano rapidamente obsoleti. Un piano efficace dovrebbe essere aggiornato regolarmente. Gli aggiornamenti possono includere le lezioni apprese da altri incidenti di crisi o cambiamenti nelle informazioni di contatto.
