Se un progetto non ha un buon piano di comunicazione, è destinato a fallire. La responsabilità principale di un project manager è sviluppare e organizzare un piano di comunicazione efficace ed efficiente. Questo motiverà il team di progetto e permetterà di proiettare il progetto in modo tempestivo. Un buon piano di comunicazione dovrebbe generare un'atmosfera aperta e trasparente in cui tutti si sentano a proprio agio fornendo idee e suggerimenti. Un project manager che agisce come un dittatore sarà controproducente.
introduzione
Sviluppare una strategia di comunicazione: (1) Sviluppare e definire il progetto. Come project manager tu sei la principale fonte di informazione. Il vostro compito è comunicare in modo efficace per dirigere e motivare il team di progetto. (2) Creare un forum che permetta lo scambio di idee. Fai sapere a tutti i membri del team che il loro contributo è prezioso. La comunicazione è un dialogo e non un monologo. Il piano di comunicazione dovrebbe incoraggiare e generare interazione e input da parte di tutti coloro che sono coinvolti. (3) Chiarire gli obiettivi di comunicazione. Gli obiettivi di una buona comunicazione dovrebbero consentire al progetto di essere completato in modo efficace e puntuale. Ciò contribuirà a prevenire sorprese, evitare duplicazioni e rivelare omissioni.
Delega le responsabilità. I singoli membri del team di progetto dovrebbero sapere quali sono le loro particolari responsabilità e a chi sono responsabili. Tutti dovrebbero conoscere gli obiettivi di comunicazione.
Usa diversi media e metodi per mantenere aggiornate le comunicazioni e tenere tutti informati. Ciò include aggiornamenti via e-mail, promemoria di progetto, incontri faccia a faccia e rapporti regolari.
Imposta una cronologia per report e recensioni. Oltre allo scambio quotidiano di informazioni, pianifica le date delle riunioni e le scadenze per i rapporti. Ciò manterrà il team motivato e strutturato. Aiuta anche a dare la priorità alle attività.
Riesaminare il piano di comunicazione per assicurarsi che funzioni in modo efficace. Cerca input dalla squadra. Le informazioni necessarie vengono comunicate tempestivamente. In caso contrario, quali miglioramenti possono essere apportati per migliorarlo?
