Un responsabile del front office, a volte noto come receptionist o impiegato, occupa un gran numero di ruoli. Questa posizione rivolta al cliente, tipica del settore dell'ospitalità, serve sia per interfacciarsi con i clienti sia per svolgere mansioni aziendali di front office. Sebbene le responsabilità e le retribuzioni variano considerevolmente da un'organizzazione all'altra e anche all'interno delle aziende, molti gestori di front office condividono una serie di compiti di base.
Interfaccia cliente
I responsabili del front office spesso si interfacciano con i clienti, spesso li salutano non appena entrano nello stabilimento, rispondendo alle richieste e generando vendite. Secondo una descrizione generica del lavoro pubblicata sul sito Web di assunzione Career Builder, i responsabili del front office potrebbero ricevere ed elaborare i pagamenti dai clienti e fornire le ricevute secondo necessità. In alcuni casi, secondo Career Builder, i responsabili del front office si occupano anche di clienti o ospiti fastidiosi e coinvolgono il personale di sicurezza appropriato per risolvere i problemi di sicurezza dei clienti. A seconda dell'organizzazione, un responsabile del front office potrebbe interfacciarsi con tutti gli ospiti o solo con quelli considerati sensibili o importanti.
Gestione dell'ufficio
I responsabili del front office assicurano che il front office dell'azienda continui a funzionare in modo efficiente. La gestione dell'ufficio può comportare l'analisi delle spese per ridurre al minimo i costi, in base a una descrizione del lavoro pubblicata sul sito web di alloggio Hotel Mule, e alcuni manager esaminano i diari di bordo quotidiani per mantenere la consapevolezza delle attività commerciali. I responsabili del front office dovrebbero avere familiarità con le tipiche applicazioni da ufficio come i fogli di calcolo e i word processor. Secondo il sito Web per l'impiego The Job Fool, i dipendenti in questa posizione possono anche utilizzare i sistemi proprietari dell'azienda per mantenere le operazioni aziendali.
Gestisci l'esperienza del cliente
I dipendenti in una posizione di front office manager hanno una notevole responsabilità nell'assicurare ai clienti e agli ospiti di ricevere un servizio esemplare. Oltre a interagire semplicemente con i clienti e ad affrontare i problemi di sicurezza, i responsabili del front office fungono anche da punto di contatto unico per i reclami dei clienti e le problematiche di escalation. I responsabili del front office possono approvare tariffe promozionali in risposta alle negoziazioni con i clienti, in base a una descrizione del lavoro pubblicata su Hotel Mule, e alcuni responsabili del front office hanno l'autorità di concedere sconti, crediti di servizio o servizio gratuito agli ospiti non soddisfatti. I responsabili del front office potrebbero anche lavorare con altri gruppi all'interno dell'azienda, come pulizia e manutenzione, per garantire agli ospiti di vedere una proprietà pulita e pienamente operativa all'arrivo.
Supervisione del personale
A seconda dell'organizzazione, i responsabili del front office potrebbero essere responsabili della supervisione dei membri dello staff dell'hotel. I compiti di supervisione, secondo The Job Fool, possono includere la pianificazione del personale per soddisfare la domanda dei clienti, pianificare e assegnare il lavoro e sviluppare le comunicazioni dei dipendenti. I responsabili del front office possono pianificare e condurre riunioni periodiche dello staff e persino collaborare con i capi degli altri dipartimenti per assicurare il completamento delle attività organizzative. In alcuni casi, i dipendenti in questa posizione sviluppano e forniscono formazione per mantenere i dipendenti al passo con il cambiamento delle pratiche commerciali.
